Sistem Pengurusan Sumber Manusia HRfin UTM
Sumber manusia ditakrifkan sebagai sekumpulan kakitangan dan pekerja yang berkhidmat dalam sesebuah organisasi. Tidak mungkin sesebuah organisasi boleh wujud tanpa sumber manusia yang membantu atau mengendalikannya. Begitu juga kisahnya dengan UTM sebagai sebuah organisasi besar dan juga sebuah Universiti yang ramai staf terdiri dari Staf Pelaksana dan Profesional serta Staf Akademik yang terdiri dari Pensyarah.
Tujuan diwujudkan sistem Pengurusan Sumber Manusia iaitu yang dinamakan Sistem HRfin UTM yang dibangunkan oleh pihak CICT dan dikalangan penyelidik UTM untuk membantu mengurus dengan cekap dan berkesan Pengurusan Sistem Manusia. Selain itu juga berupaya menyumbang kepada pencapaian matlamat organisasi. Dahulu, sumber manusia dikenali sebagai ‘kos’ kepada organisasi kerana perlu dibayar gaji, diberi berbagai bentuk faedah dan cuti, bonus dan faedah kesihatan. Kini, mereka dikenali pula sebagai ‘aset’ kepada organisasi. Pada hakikatnya, manusia adalah nadi utama dalam sesebuah organisasi agar ia dapat bergerak dengan lancar. Anjakan paradigma inilah yang mencetuskan betapa pentingnya sesebuah organisasi menghargai hasil kerja yang berkualiti yang ditunjukkan oleh kakitangan dan pekerja mereka. Pengurusan tertinggi organisasi juga memastikan tenaga kerja yang menerajui organisasi mereka mampu memanifestasikan misi, objektif dan saranan korporat, dengan kata lain ‘making things happen’. Oleh itu, pengurusan sumber manusia perlu untuk menentukan pencapaian objektif dan matlamat organisasi.
Pengurusan sumber manusia merupakan satu bahagian dalam pengurusan yang mempunyai hubungan yang rapat sesama individu. Di samping itu juga, ia menumpukan terhadap pencapaian dan kehendak serta keperluan kepada pelanggan, di mana ia boleh membantu organisasi memberi kepuasan kepada keperluan luaran pelanggan. Pengurusan sumber manusia merupakan aspek penting dalam strategi pembangunan sumber manusia yang merupakan kunci kepada kejayaan organisasi. Pekerja merupakan harta yang penting dan berharga berbanding dengan sumber lain dalam organisasi.
Pengurusan Sumber Manusia memainkan peranan penting dalam organisasi. Bidang pengurusan merupakan suatu proses yang berkaitan dengan aktiviti-aktiviti yang dikawal bagi mencapai objektif sesebuah organisasi. Oleh yang demikian, Pengurusan Sumber Manusia akan menitikberatkan aspek motivasi pekerja termasuklah persekitaran dan peluang agar pekerja dapat menggunakan bakat dan kebolehan mereka untuk kemajuan diri sendiri dan organisasi.
Dalam sesebuah organisasi, satu unit khas telah diwujudkan yang dinamakan sebagai Bahagian Sumber Manusia atau HR Department. Bahagian ini terdiri dari beberapa kakitangan yang diketuai oleh seorang Pengurus Sumber Manusia, yang akan mengawal dan memantau kelancaran dalam syarikat atau organisasi. Berikut digariskan tiga peranan utama Pengurus Sumber Manusia yang anda perlu tahu dalam sesebuah organisasi.
1. Mendatar (A Line Function)
Pengurus sumber manusia bertanggungjawab dalam bahagian atau jabatan yang menjalankan sesuatu tugas sahaja dan mempunyai pekerja di dalam bidang dan latihan yang sama. Contohnya, pengurus sumber manusia bertanggungjawab dalam hal ehwal yang berkaitan dengan jabatan dan memberi arahan terus kepada staf di bawah bahagian atau jabatannya tentang sesuatu tugasan.
2. Penyelaras Tugas dan Aktiviti (A Coordinative Function)
Pengurus sumber manusia bertanggungjawab dalam kerja-kerja merancang, mengorganisasi, memimpin dan mengawal pekerja dan tugas-tugas dalam sesebuah organisasi. Pengurus sumber manusia turut mempunyai pengurus lain yang bertugas sebagai subordinat iaitu pengurus sumber manusia yang akan mengurus pengurus yang lain. Pengurus sumber manusia bertindak selaku penyelia bagi pekerja bukan pengurusan sebagai subordinatnya. Pengurus sumber manusia membuat penyelarasan tugas dan aktiviti dan penyelarasan ativiti umumnya adalah selaras dengan kehendak sesebuah organisasi.
3. Penasihat dan Pembantu Staff (Staff Functions [Assist and Advise] )
Pengurus sumber manusia boleh bertindak selaku penasihat dan pembantu kepada pengurusan atasan. Pengurus sumber manusia akan mengambil tindakan pembetulan apabila organisasi menghadapi berbagai kesukaran yang tidak dijangka termasuklah menjadi orang tengah dalam menyelesaikan sebarang pertikaian (isu-isu syarikat) yang berbangkit. Selain itu, pengurus sumber manusia juga bertindak sebagai perunding berkaitan dengan isu yang perlu ditangani dan diselesaikan melibatkan perundingan seperti perundingan antara pihak pengurusan syarikat dengan kesatuan sekerja.
Perancangan sumber manusia oleh pengurus sumber manusia merupakan proses yang mengkaji secara sistematik keperluan sumber manusia untuk memastikan agar bilangan pekerja yang berkemahiran diperlukan oleh sesebuah organisasi mencukupi. Perancangan sumber manusia bertujuan untuk mengekal dan meningkatkan keupayaan organisasi, agar mencapai objektif korporat melalui sumbangan daripada sumber manusia. Pengurus sumber manusia turut terlibat dalam proses perancangan strategik sesebuah organisasi.
Perancangan strategik merupakan satu proses di mana pihak pengurusan atasan menentukan tujuan dan matlamat keseluruhan organisasi serta bagaimana untuk mencapainya. Melalui perancangan strategik, organisasi akan menetapkan objektif-objektif utama dan membuat perancangan komprehensif untuk mencapai objektif-objektif berkenaan, dan selepas strategi organisasi ditentukan maka perancangan sumber manusia boleh dilaksanakan.
1.2 DEFINISI PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
Menurut Bohlander et al (2001), pengurusan sumber manusia merangkumi penggabungan semua tenaga kerja yang pelbagai untuk mencapai matlamat bersama. Manakala Ivencevich (2001) pula mentakrifkan pengurusan sumber manusia sebagai fungsi yang dilaksanakan dalam organisasi bagi membantu memudahkan penggunaan sumber manusia secara berkesan untuk mencapai matlamat organisasi dan individu.
Di samping itu, terdapat berbagai perspektif terhadap fokus pengurusan sumber manusia iaitu:
Pengurusan sumber manusia dianggap pengurusan manusia yang mengurus pekerja sebagai aktiviti langsung dan interpersonal.
Pengurusan sumber manusia sebagai pengurusan personalia yang memberi penekanan kepada kemahiran teknikal untuk penilaian, pemilihan, latihan dan sebagainya.
Pengurusan sumber manusia sebagai pengurusan strategik yang menekankan pekerja sebagai harta dalam sesebuah organisasi.
Pengurusan sumber manusia merujuk kepada amalan, dasar dan sistem yang mempengaruhi tingkahlaku, sikap dan prestasi pekerja. Antara amalan-amalan pengurusan sumber manusia termasuk menentukan keperluan sumber manusia (perancangan sumber manusia), menarik pekerja yang berkelayakan (perekrutan), memilih pekerja (pemilihan), mengajar pekerja bagaimana untuk melaksanakan kerja dan menyediakan mereka untuk masa depan (latihan dan pengembangan), memberi ganjaran kepada pekerja (pampasan), menilai prestasi pekerja (penilaian prestasi), dan membentuk persekitaran kerja yang positif dan harmoni (perhubungan pekerja), Noe et al. (2000).
Amalan pengurusan sumber manusia yang berkesan perlu dibentuk dan digunakan untuk membantu mencapai matlamat dan objektif perniagaan dan organisasi. Menurut Tsui dan Gomez Meija (1998), Danaley dan Huselid (1996) amalan pengurusan sumber manusia yang berkesan perlu dikaitkan dengan prestasi organisasi di mana ia boleh mempengaruhi kepuasan pekerja dan pelanggan, inovasi, produktiviti dan juga pembangunan reputasi yang baik di kalangan organisasi lain.
Jadual 1.1 : Fungsi dan aktiviti yang dijalankan oleh Jabatan Sumber Manusia.
Fungsi
Aktiviti
Perancangan dan Perekrutan
Temuduga, perekrutan, ujian
Latihan dan Pembangunan
Orientasi, kemahiran, latihan, pendidikan, peningkatan produktiviti, pembangunan dan laluan kerjaya
Pampasan
Mentadbir gaji dan upah, penyediaan faedah dan elaun, bonus, penghargaan dan pujian, pampasan eksekutif, penilaian pekerjaan, struktur pampasan
Prestasi
Mengurus prestasi, membentuk piawaian prestasi, tindakan pembetulan, kaedah penilaian, temubual prestasi
Kemudahan
Insurans, pengurusan cuti, pelan persaraan, pembahagian keuntungan
Perkhidmatan Pekerja
Program bantuan pekerja, pemindahan kerja, perkhidmatan
Rekod peribadi
Sistem maklumat, rekod tentang pekerja
Pekerja dan Hubungan Komuniti/ Masyarakat
Kajian sikap, hubungan pekerja, pematuhan peraturan dan polisi, disiplin, undang-undang buruh
Keselamatan dan kesihatan
Pembentukan polisi, pemantauan pelaksanaan polisi, penguatkuasaan, pengawasan keselamatan, latihan keselamatan, ujian kesihatan, penyediaan peralatan perlindungan peribadi
Perancangan strategik
Pengurusan sumber manusia antarabangsa, ramalan perancangan, gabungan dan perolehan
Berdasarkan aktiviti di atas, maka prinsip pengurusan sumber manusia boleh dirumuskan seperti berikut:
Untuk membekalkan pekerja kepada organisasi, iaitu dengan jumlah yang cukup, mempunyai kemahiran yang sesuai dan pada masa yang sesuai. Proses ini meliputi perancangan, perekrutan, pemilihan, orientasi dan perancangan berterusan.
Untuk membantu meningkatkan kelayakan dan kemahiran pekerja dengan menyediakan program-program latihan dan pengembangan, bantuan pendidikan, pertukaran dan pengurusan kerjaya.
Untuk memotivasikan pekerja bagi meningkatkan keberkesanan melalui program insentif, penilaian prestasi, kualiti kerja dan program pembangunan organisasi.
Untuk memastikan pekerja yang berkebolehan kekal dan setia kepada organisasi melalui program seperti pampasan dan kemudahan, ganjaran, kenaikan pangkat, perhubungan majikan dan pekerja, dan program bantuan pekerja.
Untuk memberhentikan pekerjaan dalam suasana yang konsisten dengan matlamat organisasi, di samping tidak merendahkan martabat pekerja tersebut di mata pekerja lain.
1.3 FUNGSI PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
Fungsi pengurusan sumber manusia merujuk kepada tugas dan kerja yang dilakukan oleh organisasi yang kecil atau besar dalam usaha untuk memberi dan menyelaras sumber manusia. Fungsi-fungsi ini meliputi pelbagai aktiviti yang memberi signifikan kepada semua bahagian dalam organisasi. Byres dan Rue (1998) telah mengenalpasti enam fungsi pengurusan sumber manusia iaitu:
Perancangan Sumber Manusia
Pembangunan Sumber Manusia
Pampasan dan Kemudahan
Keselamatan dan Kesihatan
Perhubungan Industri
Penyelidikan Sumber Manusia
Keenam-enam aktiviti tersebut boleh diperincikan seperti dalam Jadual 1.2 seperti berikut:
Perancangan, Perekrutan dan Pemilihan Sumber Manusia
Melakukan analisa pekerjaan bagi melakukan keperluan yang spesifik bagi tugas-tugas individu dalam organisasi.
Meramal keperluan sumber manusia bagi mencapai objektif sesebuah organisasi.
Membangun dan melaksanakan rancangan bagi mencapai keperluan tersebut.
Merekrut dan mengambil sumber manusia bagi memenuhi tugas-tugas spesifik dalam organisasi.
Pembangunan Sumber Manusia
– Orientasi dan melatih pekerja
– Mengurus dan mengimplimentasi pengurusan dan program-program pembangunan organisasi.
– Membentuk kumpulan yang berkesan dalam struktur organisasi.
– Mereka sistem bagi menilai prestasi setiap pekerja.
– Bantu pekerja dalam membangunkan rancangan kerjaya mereka.
Pampasan dan Kemudahan
– Reka dan implimentasi sistem pampasan dan kemudahan untuk semua pekerja
– Memastikan pampasan dan kemudahan adalah adil dan konsisten.
Keselamatan dan Kesihatan
– Reka dan implimentasi program yang memastikan keselamatan dan kesihatan pekerja terjamin.
– Memberi bantuan kepada pekerja yang mempunyai masalah peribadi yang boleh mempengaruhi prestasi kerja mereka.
Perhubungan Industri
Sebagai orang tengah di antara organisasi dan kesatuan sekerja.
Merekabentuk sistem bagi mengurus disiplin dan bantahan.
Penyelidikan Sumber Manusia
Mewujudkan asas maklumat sumber manusia
Bentuk dan implimentasi sistem komunikasi pekerja
1.4 CABARAN SUMBER MANUSIA
Perubahan yang berlaku pada hari ini dari segi globalisasi, teknologi dan lain-lain menyebabkan pengurusan sumber manusia perlu menjadi agen perubahan. Pengurus sumber manusia perlu membuat banyak perkara, memperkenalkan dasar baru, membentuk budaya kerja sihat, membuat organisasi lebih peka kepada persekitaran., fleksibel dan terus bersaing di samping sentiasa memantau persekitaran organisasi.
1.4.1 Perubahan Teknologi
Teknologi yang serba canggih pada masa kini membolehkan pengurus sumber manusia menjadi lebih berkesan di samping dapat mempercepatkan perjalanan berbagai fungsian sumber manusia. Di samping itu, perubahan teknologi memerlukan pekerja yang lebih berpengetahuan yang boleh membantu pihak pengurusan untuk mengesan dan menyelesaikan masalah serta membuat keputusan tentang bidang kerja mereka.
1.4.2 Perubahan Trend Pekerjaan
Lebih ramai kaum wanita memasuki pasaran kerja pada masa kini memerlukan perubahan kepada beberapa aspek fungsian sumber manusia. Ini adalah untuk mengekalkan tenaga kerja di kalangan wanita di sektor pekerjaan, di samping untuk membantu kaum wanita yang menghadapi maslah semasa bekerja. Antara aspek yang diubah ialah cuti bersalin 60 hari yang diberikan kepada wanita, wujudnya organisasi yang memberi waktu kerja anjal untuk mengatasi masalah penjagaan kanak-kanak ketika ibu bekerja. Ini merupakan sebahagian dari perubahan yang dihadapi oleh pekerja wanita pada masa kini.
1.4.3 Buruh Asing
Terdapat ramai pekerja negara luar terutamanya yang datang untuk bekerja di Malaysia seperti pekerja dari Indonesia, Filipina, Bangladesh dan Myanmar. Para pekerja dari kategori ini perlu mematuhi peraturan dan undang-undang buruh Malaysia di samping peraturan yang dikeluarkan khas untuk pekerja pendatang ini. Sebagai contoh, mereka perlu mendapat permit pekerjaan Malaysia sebelum bekerja di mana-mana syarikat di Malaysia. Selain itu, mereka perlu menjalani dan lulus ujian kesihatan terlebih dahulu.
1.5 KESIMPULAN
Pengurusan sumber manusia merupakan aspek yang perlu diberi perhatian oleh semua pengurus organisasi. Ini adalah kerana pekerja merupakan elemen yang penting dan berharga untuk mencapai keberkesanan organisasi. Fungsi sumber manusia seperti pampasan, perancangan dan perekrutan sumber manusia, pemilihan dan sosialisasi, latihan dan perhubungan industri merupakan aspek yang membantu mencapai keberkesanan pengurusan sumber manusia dalam sesebuah organisasi.