{"id":783,"date":"2020-12-11T11:50:36","date_gmt":"2020-12-11T11:50:36","guid":{"rendered":"http:\/\/people.utm.my\/evayusni\/?p=783"},"modified":"2020-12-11T13:08:59","modified_gmt":"2020-12-11T13:08:59","slug":"deskripsi-tugas-pembantu-setiausaha-pejabat","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/people.utm.my\/evayusni\/deskripsi-tugas-pembantu-setiausaha-pejabat\/","title":{"rendered":"Deskripsi Tugas Pembantu Setiausaha Pejabat"},"content":{"rendered":"

[et_pb_section fb_built=”1″ _builder_version=”4.7.3″ _module_preset=”default”][et_pb_row _builder_version=”4.7.3″ _module_preset=”default” custom_margin=”-35px|auto|-17px|auto||” custom_padding=”40px|||||”][et_pb_column type=”4_4″ _builder_version=”4.7.3″ _module_preset=”default”][et_pb_image src=”http:\/\/people.utm.my\/evayusni\/wp-content\/uploads\/sites\/2084\/2020\/12\/PEMBANTU-SETIAUSAHA-PEJABAT.png” title_text=”PEMBANTU SETIAUSAHA PEJABAT” _builder_version=”4.7.3″ _module_preset=”default” custom_padding=”|165px|0px|252px||” custom_margin=”-21px||38px|||”][\/et_pb_image][et_pb_text _builder_version=”4.7.3″ _module_preset=”default” hover_enabled=”0″ sticky_enabled=”0″ custom_padding=”||3px|||” text_orientation=”justified”]<\/p>\n

\u00a0RINGKASAN TUGAS<\/strong><\/span><\/p>\n

Bertanggungjawab untuk memastikan urusan harian di pejabat Hakim Mahkamah Atasan\/ pegawai Kumpulan Pengurusan Tertinggi\/ pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional (yang memenuhi kelayakan) berjalan lancar dan memberi perkhidmatan kesetiausahaan seperti menaip, menyediakan surat-menyurat, laporan dan pengurusan fail. Di samping itu, memastikan semua keperluan rasmi Hakim Mahkamah Atasan\/ pegawai Kumpulan Pengurusan Tertinggi\/ pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional (yang memenuhi kelayakan) dikendalikan secara cekap dan berkualiti tinggi serta mengawal selia jadual kerja supaya teratur.<\/span><\/p>\n

<\/span><\/p>\n

SKOP FUNGSI DAN BIDANG TUGAS<\/span><\/strong><\/span><\/h4>\n

1- Kesetiausahaan<\/strong><\/h4>\n

a)\u00a0 Pengurusan Surat-Menyurat dan Fail<\/p>\n

    \n
  • Mengurus dan merekodkan semua surat\/ dokumen masuk\/ keluar serta memfailkan ke dalam fail-fail berkaitan termasuk membuat salinan yang mencukupi untuk edaran kepada pegawai-pegawai yang memerlukan tindakan.<\/span><\/span><\/li>\n
  • Memastikan dan menentukan tindakan ke atas surat\/ dokumen\/ e-mel yang telah diambil tindakan\/ minit oleh Hakim Mahkamah Atasan\/ pegawai Kumpulan Pengurusan Tertinggi\/ pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional (yang memenuhi kelayakan) supaya diedarkan kepada pegawai berkaitan untuk tindakan selanjutnya.<\/li>\n
  • Membuat tindakan.<\/li>\n
  • Mengurus penghantaran faks keluar dan penerimaan faks serta merekodkannya.<\/li>\n
  • Membuat pengkelasan surat\/ dokumen mengikut kategori (terbuka\/ sulit\/ rahsia). Mengawasi pergerakan fail-fail sulit serta memastikan isi kandungannya terjamin rahsia dan semua surat atau dokumen sulit disimpan dengan teliti dan<\/li>\n
  • Menguruskan dan menyelaraskan fail terperingkat (terbuka\/ sulit\/ rahsia).<\/span><\/li>\n
  • Menyediakan\/ menaip surat\/ dokumen\/ draf dokumen dan menjawab surat-surat seperti yang dikehendaki oleh Hakim Mahkamah Atasan\/ pegawai Kumpulan Pengurusan Tertinggi\/ pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional (yang memenuhi kelayakan).<\/li>\n
  • Menentukan keutamaan tugas Hakim Mahkamah Atasan\/ pegawai Kumpulan Pengurusan Tertinggi\/ pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional (yang memenuhi kelayakan) berdasarkan keperluan (makluman\/ tindakan).<\/li>\n
  • Menguruskan surat-surat yang memerlukan tandatangan Hakim Mahkamah Atasan\/ pegawai Kumpulan Pengurusan Tertinggi\/ pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional (yang memenuhi kelayakan) dan meletakkannya dalam fail tandatangan untuk tindakan selanjutnya.<\/li>\n
  • Mencari, mengumpul dan mengemas kini data dan maklumat.<\/li>\n
  • Menyemak\/ membuat pembetulan draf dokumen sebelum diserahkan kepada Hakim Mahkamah Atasan\/ pegawai Kumpulan Pengurusan Tertinggi\/ pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional (yang memenuhi kelayakan).<\/li>\n<\/ul>\n

    b) Pengurusan Mesyuarat<\/p>\n

      \n
    • Menetapkan segala temujanji, mesyuarat, seminar\/ kursus dan sebarang program yang melibatkan Hakim Mahkamah Atasan\/ pegawai Kumpulan Pengurusan Tertinggi\/ pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional (yang memenuhi kelayakan).<\/li>\n
    • Memperingatkan Hakim Mahkamah Atasan\/ pegawai Kumpulan Pengurusan Tertinggi\/ pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional (yang memenuhi kelayakan) mengenai mesyuarat, jadual yang berlangsung setiap hari.<\/li>\n
    • Menjaga diari\/ kalendar, merancang dan mengawal selia jadual kerja Hakim Mahkamah Atasan\/ pegawai Kumpulan Pengurusan Tertinggi\/ pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional (yang memenuhi kelayakan) seperti menyelaras mesyuarat, temujanji\/ urusan perjalanan mengikut kepentingan supaya semua aktiviti yang dijadualkan dapat berjalan dengan lancar tanpa sebarang pertindihan.<\/li>\n
    • Membuat persediaan bagi semua mesyuarat\/ naziran yang melibatkan Hakim Mahkamah Atasan\/ pegawai Kumpulan Pengurusan Tertinggi\/ pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional (yang memenuhi kelayakan) dengan memberitahu pegawai-pegawai yang terlibat dan memastikan segala keperluan bagi mesyuarat\/ naziran tersebut seperti kemudahan bilik, peralatan mesyuarat, kenderaan dan lain-lain telah ditempah dan diuruskan dengan lebih awal.<\/li>\n
    • Menyemak aturan kertas\/ folder mesyuarat dan menyediakan checklist <\/em>isu-isu penting mesyuarat untuk panduan Hakim Mahkamah Atasan\/ pegawai Kumpulan Pengurusan Tertinggi\/ pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional (yang memenuhi kelayakan).<\/li>\n<\/ul>\n

      c)\u00a0Menjaga Kerahsiaan<\/p>\n

        \n
      • Berperanan dan bertanggungjawab menjaga kerahsiaan dokumen, rekod dan fail di pejabat Hakim Mahkamah Atasan\/ pegawai Kumpulan Pengurusan Tertinggi\/ pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional (yang memenuhi kelayakan).<\/li>\n
      • Berperanan dan bertanggungjawab menjaga kerahsiaan urusan Hakim Mahkamah Atasan\/ pegawai Kumpulan Pengurusan Tertinggi\/ pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional (yang memenuhi kelayakan).\n<\/li>\n<\/ul>\n

        2-\u00a0Pentadbiran Pejabat<\/strong><\/p>\n

        a)\u00a0Menguruskan rekod dan maklumat<\/span><\/p>\n

        b)\u00a0<\/span>Membantu dan menguruskan operasi kerja harian seperti pelupusan dokumen dan membuat kerja-kerja fotostat.<\/span><\/p>\n

        c) Menyelia kakitangan bawahan.<\/span><\/p>\n

        d)\u00a0<\/span>Memastikan proses kerja memenuhi standard yang ditetapkan\/ sistem kualiti.<\/span><\/p>\n

        e) Menyelaraskan pengurusan majlis yang melibatkan pejabat Hakim Mahkamah Atasan\/ pegawai Kumpulan Pengurusan Tertinggi\/ pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional (yang memenuhi kelayakan).<\/span><\/p>\n

        f)\u00a0<\/span>Memastikan keselamatan pejabat dan harta benda.<\/span><\/p>\n

        <\/span><\/p>\n

        3-\u00a0Kewangan<\/strong><\/p>\n

        a) Menguruskan bil dan tuntutan seperti menaip borang-borang tuntutan perjalanan, permohonan pendahuluan diri, bil rawatan perubatan dan bil telefon bimbit.<\/span><\/p>\n

        b) Menyediakan anggaran bajet dan menguruskan perolehan.<\/span><\/p>\n

         <\/p>\n

        4-\u00a0Perhubungan Awam<\/strong><\/p>\n

        a) Menyedia, menyimpan, memberi penerangan maklumat korporat dan khidmat nasihat umum kepada pelanggan,<\/span><\/p>\n

        b)\u00a0Mengendalikan segala panggilan telefon yang diterima setiap hari, menyaring panggilan telefon pelanggan, menangani segala pertanyaan dan pesanan dengan baik.<\/p>\n

        c)\u00a0Mengambil dan menyampaikan pesanan kepada Hakim Mahkamah Atasan\/ pegawai Kumpulan Pengurusan Tertinggi\/ pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional (yang memenuhi kelayakan) serta mendapatkan maklumat yang diperlukan oleh majikan daripada pegawai-pegawai atau pihak berkaitan.<\/p>\n

        d) Memahami etiket dan protokol serta bertindak sebagai pegawai perhubungan semasa kehadiran tetamu kehormat di pejabat Hakim Mahkamah Atasan\/ pegawai Kumpulan Pengurusan Tertinggi\/ pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional (yang memenuhi kelayakan).<\/p>\n

        e)\u00a0Melayan dengan baik semua tetamu, pelanggan dan rakan kerja majikan yang datang berurusan di pejabat Hakim Mahkamah Atasan\/ pegawai Kumpulan Pengurusan Tertinggi\/ pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional (yang memenuhi kelayakan) walaupun tanpa temu janji.<\/p>\n

         <\/p>\n

        5- Tugas-tugas lain<\/strong><\/p>\n

        a)\u00a0<\/span>Menjalankan tugas-tugas lain seperti yang diarahkan dari masa ke masa.<\/span><\/p>\n

        b) Memberikan khidmat sokongan dalam semua aktiviti yang dijalankan oleh bahagian\/ cawangan\/sektor.<\/p>\n

        c) Menyelia dan menyediakan senarai tugas-tugas harian Pemandu Khas Hakim Mahkamah Atasan\/ pegawai Kumpulan Pengurusan Tertinggi\/ pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional (yang memenuhi kelayakan).<\/p>\n

          <\/ol>\n

          [\/et_pb_text][\/et_pb_column][\/et_pb_row][\/et_pb_section]<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

          \u00a0RINGKASAN TUGAS Bertanggungjawab untuk memastikan urusan harian di pejabat Hakim Mahkamah Atasan\/ pegawai Kumpulan Pengurusan Tertinggi\/ pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional (yang memenuhi kelayakan) berjalan lancar dan memberi perkhidmatan kesetiausahaan seperti menaip, menyediakan surat-menyurat, laporan dan pengurusan fail. Di samping itu, memastikan semua keperluan rasmi Hakim Mahkamah Atasan\/ pegawai Kumpulan Pengurusan Tertinggi\/ pegawai Kumpulan Pengurusan […]<\/p>\n","protected":false},"author":24965,"featured_media":0,"comment_status":"closed","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_et_pb_use_builder":"on","_et_pb_old_content":"","_et_gb_content_width":"","_jetpack_memberships_contains_paid_content":false,"footnotes":""},"categories":[1],"tags":[],"class_list":["post-783","post","type-post","status-publish","format-standard","hentry","category-uncategorized"],"jetpack_featured_media_url":"","jetpack_sharing_enabled":true,"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/people.utm.my\/evayusni\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/783","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/people.utm.my\/evayusni\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/people.utm.my\/evayusni\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/people.utm.my\/evayusni\/wp-json\/wp\/v2\/users\/24965"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/people.utm.my\/evayusni\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=783"}],"version-history":[{"count":7,"href":"https:\/\/people.utm.my\/evayusni\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/783\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":796,"href":"https:\/\/people.utm.my\/evayusni\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/783\/revisions\/796"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/people.utm.my\/evayusni\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=783"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/people.utm.my\/evayusni\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=783"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/people.utm.my\/evayusni\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=783"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}