Mengikut kebiasaan, mesyuarat diadakan secara bersemuka. Penggunaan platform di alam maya masih kurang menyeluruh dan tidak melibatkan capaian semua ahli mesyuarat dari lokasi yang berbeza. Sebelum ini, di UTM, mesyuarat melalui telesidang video sering diadakan di antara UTM JB, UTM KL dan UTM Pagoh. Mesyuarat ini biasanya melibatkan kehadiran staf secara fizikal dan juga maya.
Namun, sejak perlaksanaan PKP di Malaysia, platform mesyuarat dalam talian telah menjadi norma baharu buat semua pekerja samada di sektor awam ataupun swasta. Kehadiran pandemik Covid-19 telah banyak mengubah cara kita dalam berurusan dan melaksanakan kerja masing-masing dari rumah sahaja. Dengan itu, ia memaksa kita untuk menjadi lebih kreatif dan mengambil inisiatif baru menggunakan platform atas talian ini untuk melaksanakan kerja.
Mesyuarat dalam talian biasanya menerusi alatan komunikasi seperti, Webex, Zoom, Microsoft Teams, Google Meet dan sebagainya telah menjadi pilihan pada masa kini. Mesyuarat dalam talian mempunyai kelebihan dan kekurangannya berbanding mesyuarat secara bersemuka. Di antaranya adalah seperti yang berikut:
Kelebihan
- Tiada lagi bajet untuk penginapan, perjalanan dan makanan diperlukan. Oleh itu, ia dapat menjimatkan kos pengurusan.
- Tiada pencemaran karbon dari kenderaan kerana kita tidak perlu lagi keluar untuk menghadiri mesyuarat secara fizikal.
- Lebih efisien kerana masa mesyuarat biasanya dapat dipendekkan kerana kita menghargai setiap masa dan capaian internet semasa dalam talian.
- Alatan komunikasi ini juga boleh merakam mesyuarat semasa berlangsung. Oleh itu, kita boleh melihat semula video rakaman mesyuarat untuk rujukan bagi tindakan dan penyediaan minit mesyuarat.
Kekurangan
- Memerlukan alatan komunikasi atau perisian khas untuk mesyuarat dalam talian. Oleh itu, setiap pekerja perlu memiliki komputer riba atau telefon pintar.
- Memerlukan pengetahuan mengenai pelbagai fungsi aplikasi bagi keperluan mesyuarat seperti, kongsi slide, live chat dan sebagainya. Mungkin ada segelintarnya memerlukan masa untuk memuat turun dan mengadaptasi cara penggunaan yang berbeza-beza mengikut jenis aplikasi.
- Perbezaan masa di antara sesuatu tempat atau negara mungkin menyukarkan dalam menetapkan masa mesyuarat akan berlangsung.
- Kurang interaksi yang efektif semasa mesyuarat. Kemungkinan berlaku salah faham/salah menafsirkan maklumat yang disampaikan. Oleh itu, berlaku kesukaran dalam mendapatkan kata sepakat untuk sesuatu keputusan.
- Kurang fokus. Ini mungkin juga berlaku, terdapat gangguan persekitaran, terutamanya untuk pekerja yang perlu menjaga anak semasa bekerja di rumah.
- Masalah teknikal seperti masalah capaian internet yang boleh mengganggu kelancaran mesyuarat, masalah perisian yang tidak dapat berfungsi ataupun masalah komputer riba/telefon pintar rosak.
Walaupun terdapat kekurangan menggunakan kaedah mesyuarat dalam talian ini. Namun, kita tiada pilihan lain memandangkan kehadiran secara fizikal di pejabat juga perlu mengikut SOP yang ditetapkan dan ia terpaksa dihadkan buat masa ini. Oleh itu, kita perlu mempelajari cara yang lebih berkesan dalam melaksanakan mesyuarat dalam talian ini menjadi lebih efektif. Walaupun selepas pandemik ini berakhir, mesyuarat dalam talian ini masih boleh dijadikan sebagai alternatif dan perantara untuk melaksanakan mesyuarat yang melibatkan ahli mesyuarat dari berbeza lokasi.
Sejak pandemik ini, CSNano juga turut mengambil inisiatif bekerja daari rumah dan menggunakan medium ini untuk melaksanakan mesyuarat dalam talian. Beberapa siri Mesyuarat Pengurusan, Mesyuarat JKKP, dan perbincangan telah diadakan secara maya dengan menggunakan aplikasi Zoom dan Webex. Sangat bersyukur dan berterima kasih kepada semua ahli mesyuarat yang telah memberikan kerjasama dan komitmen dalam menjayakan mesyuarat dalam talian ini.
