My KAIs

***

Mengurus dan menyemak permohonan perjalanan rasmi ke luar negara untuk kelulusan Universiti (Naib Canselor) dan mengemukakan permohonan ke luar negara bagi urusan rasmi Naib Canselor dan Timbalan Naib Canselor kepada Ketua Setiausaha KPTM.

Menguruskan keperluan bahan-bahan rujukan untuk keperluan Naib Canselor seperti buku, jurnal, keratan akhbar dan pelbagai sumber.

Menyelaras dan menyedia maklumat untuk persembahan (MS Powerpoint) untuk Naib Canselor semasa mesyuarat, seminar, forum dan seumpamanya.

Mengkoordinasi pembangunan laman web UTM dan laman web Naib Canselor supaya sentiasa tepat, kemaskini secara harian. Berkomunikasi dengan Unit Laman Web, HEK tentang kerja upload bahan di website UTM.

Bertindak sebagai Sistem Administrator (SA) bagi pengurusan laman web website Naib Canselor/Pejabat Naib Canselor iaitu membuat upload berita, artikel, foto yang bersesuaian dalam dari semasa ke semasa. http://www.utm.my/vicechancellor/administrator dan http://www.utm.my/vicechancellor/

Bertindak sebagai Sistem Administrator (SA) bagi Sistem Pengurusan Mesyuarat Pejabat Naib Canselor iaitu membuat upload bahan keperluan bagi Mesyuarat Persekitaran, Kesihatan dan Kesihatan Pekerjaan (OHS) dan Mesyuarat Penyelarasan Pejabat Canseleri dari semasa ke semasa. http://mesyuarat.utm.my/canselori/

Menguruskan, menyelaras dan menyemak teks ucapan/kata aluan Naib Canselor bagi program anjuran UTM.

Mengurus terjemahan surat, bahan dari Bahasa English ke Bahasa Malaysia mengikut keperluan semasa ke semasa.

Mengiringi Naib Canselor bagi menghadiri program anjuran UTM dan luar UTM mengikut keperluan dan arahan.

Menguruskan dan mengkoordinat Tabung Endowmen Merdeka Vot 98333

Menyemak dan memperakukan pembayaran bil dan tuntutan perjalanan, bil, bagi staf Pejabat Naib Canselor/Canseleri

Menyediakan kertas kerja untuk di bawa ke Mesyuarat Jawatankuasa Eksekutif dan Menyuarat Lembaga Pengarah Universiti mengikut keperluan.

 

Mengurus pembelian keperluan semasa peralatan pejabat.

Mengkaji keperluan staf, peralatan, kaedah kerja dan bahan untuk meningkatkan kecekapan dan keberkesanan dalam menjalankan tugas seharian.

 

Menguruskan mesyuarat dan perbincangan lain yang dipengerusikan oleh Naib Canselor atau Timbalan Pendaftar Kanan.

 

Mengurus prestasi staf di bawah seliaan.

 

Menguruskan pertemuan pihak dengan Naib Canselor dari staf, pelajar dan pihak luar.

 

Menguruskan dokumentasian ucapan rasmi Naib Canselor.

 

Sentiasa bersedia berkhidmat untuk keperluan semasa Naib Canselor/Universiti dan yang diarahkan Naib Canselor dari semasa ke semasa.

 

Menjalankan lain-lain tugas mengikut keperluan semasa diarahkan oleh Timbalan Pendaftar Kanan dari semasa ke semasa.