Oleh NOOR FAZRINA KAMAL
fazrina.kamal@utusan.com.my
PERKATAAN secretary (setiausaha) pada pangkalnya membawa maksud secret atau rahsia. Daripada perkataan itu sahaja sudah dapat disimpulkan kerjaya ini bukanlah setakat penampilan ‘cantik dipandang mata’, tetapi banyak rahsia dan kebijaksanaan yang perlu ada untuk muncul sebagai seorang setiausaha yang sempurna.Dalam bahasa Melayu pula, setiausaha adalah dari dua perkataan yang digabungkan iaitu ‘setia’ dan ‘usaha’. Ia membawa pengertian komitmen tidak berbelah bagi kepada majikan, di samping berusaha menjaga imej serta nama baik syarikat dan majikan.
Evolusi dalam dunia setiausaha 20 tahun dahulu hingga kini memang amat ketara perbezaannya. Dulu, seorang setiausaha hanya menunggu perintah atau arahan bos dan menyediakan apa yang disuruh sahaja, malah boleh dikatakan tidak ramai wanita yang berminat untuk memilih kerjaya ini kerana tidak mahu dilabel sebagai ‘kuli bos’.
Tidak kurang juga pandangan masyarakat yang sering melabel kerjaya ini sebagai batu loncatan untuk kesenangan dengan cara yang tidak profesional.
Penampilan cantik seorang setiausaha ditambah dengan perhubungan erat antara seorang setiausaha dan bos, kerap mencetus satu talian peribadi yang tidak boleh diterima oleh masyarakat.
Namun itu dulu, kini tanggapan negatif masyarakat bahawa setiausaha dikaitkan dengan imej menggoda perlu ditangkis sama sekali.
Setiausaha kini adalah mereka yang profesional dan boleh bekerja bersama-sama dengan majikan, bukan setakat menerima arahan semata-mata.
Bahkan, pengetahuan mereka juga perlu berada pada tahap yang sama dengan majikan agar pandangan dan pendapat boleh diterima pakai dalam usaha untuk memajukan syarikat secara keseluruhan.
Pakar motivasi dari Positive Mind Resources, Ibrahim Ahmad berkata, kecanggihan teknologi dan kemudahan mendapatkan maklumat dengan hanya beberapa saat menerusi Internet dan media, bukan lagi halangan untuk seorang setiausaha itu memantapkan lagi kebolehan diri.
Panduan tentang cara komunikasi luaran yang baik disertakan dengan penampilan yang bersesuaian menambah kredibiliti seseorang setiausaha di zaman serba maju kini.
Manusia sentiasa mencari formula untuk memajukan diri demi kebaikan semua pihak, salah satu cabang yang belum diteroka oleh setiap setiausaha ialah cara berkomunikasi menerusi pancaindera keenam.
“Kita semua sedia maklum bahawa seorang setiausaha menguruskan keperluan majikannya di pejabat dan kadang kala melibatkan urusan peribadi sekiranya diminta majikan.
Komunikasi”Sebagai setiausaha yang bijak, kita perlu menambah ilmu mengikut inisiatif sendiri, kemahiran komunikasi luaran sahaja tidak mencukupi untuk melengkapi kesempurnaan seseorang setiausaha itu, komunikasi pancaindera keenam adalah alternatif untuk membaca fikiran majikan dan mengambil tindakan yang sebaiknya untuk kebaikan semua pihak,” ujarnya ketika ditemui di pejabat Utusan Publication & Distributors (UPND), Cheras, Kuala Lumpur, baru-baru ini.
Seperti yang semua sedia maklum, seorang setiausaha perlu mempunyai teknik komunikasi yang baik untuk menyesuaikan diri dengan persekitarannya.
Kegagalan dalam berkomunikasi menyebabkan wujudnya masalah dalam pergaulan, kerjasama dan cara menguruskan konflik.
“Asas komunikasi yang baik ialah menguasai intonasi, bahasa tubuh, pandangan mata (eye contact).
“Terdapat satu cabang komunikasi berasaskan konsep sains minda yang boleh diamalkan oleh semua setiausaha.
“Perlu diingatkan cabang baru ini untuk memperbaiki lagi skil komunikasi dan ia bukannya pengganti kepada komunikasi konvensional, sebaliknya sebagai pelengkap dan juga bonus kepada setiausaha yang mengamalkannya,” jelas Ibrahim.
Komunikasi pancaindera keenam ialah satu konsep yang menggunakan minda bawah sedar sebagai medium penghantaran maklumat.
Boleh dikatakan setiap orang sentiasa menggunakan kemahiran komunikasi ini tetapi tidak menyedarinya.
“Latihan tentang teknik dapat membantu mengoptimumkan penggunaan komunikasi bawah sedar ini. Ia berfungsi menerusi tiga proses iaitu set; hantar; dan terima.”