Setelah hampir 2 tahun berkampung di Pejabat HEK, banyak suka duka yang saya alami dalam membina diri untuk menjadi pakar rujuk dalam pengurusan acara.
Agak sukar juga pada awalnya untuk meyakinkan orang sekeliling apa yang kita mampu buat dan sejauh mana kemampuan kita membantu mereka menjayakan acara yang nak diadakan.
Alhamdulillah, dalam tempoh ini saya punya peluang untuk belajar secara berguru (on-off ; bila ada isu jumpa Hilman, tanya pendapat) dan secara on-the-job training.
Dalam tempoh setahun pertama di HEK ini, saya bertuah mendapat latihan untuk menguruskan acara melibatkan Tuanku Sultan, Tuanku Permaisuri, Timbalan Perdana Menteri dan Menteri. Program bersama DYMM Yang Dipertuan Agong sahaja belum dimakbulkan. Daripada pengalaman² seperti inilah saya berpeluang mengutip ilmu untuk panduan dikemudian hari.
Kadangkala dan amat kerap sebenarnya saya akan ambil info daripada tugasan sebelum²nya untuk dijadikan panduan pada acara yang dianjurkan pada masa akan datang. Tanpa panduan seperti ini sukar untuk kita mencari ‘peganggan’ untuk dijadikan alasan kuat dalam berhujah kepada pelanggan kita. Perlu konfiden dan mimik muka perlu serius. Jenaka sikit sebagai perasa untuk buat mereka ini rasa selesa. Haha.
Baru-baru ini pada 14 April 2016, Saya telah diberi peluang untuk berkongsi pengalaman dan pengetahuan berkaitan pengurusan acara khususnya di UTM. Pengalaman setahung jaguh ini saya cuba kongsi bersama untuk memastikan program yang diatur berjalan dengan jayanya. Jika ada masalah semasa anjurkan program, itulah lumrah dan perlu ditelan walau pun pahit.
Sesi perkongsian di bawah Siri Kuliah Pengurusan Pentadbiran Universiti anjuran Unit Pembangunan, bahagian Sumber Manusia ini berlagsung di Dewan Senat. Kehadiran yang menjawab sekitar 100 orang dan saya amat teruja dan sedikit gementar sebab dah lama tak bercakap di khalayak. Semasa kejadian sekitar 80++ orang hadir dan setia mendengan sehingga selesai slot 2 jam yang diperuntukan.
Kehadiran terdiri daripada kalangan staf dan juga pelajar. Penglibatan pelajar sangat² penting sebab program mereka setiap semester beratus. Jemputan perasmi pula mesti nak level² menteri. Setakat TNC tu macam kecil pada mereka ni.
Slide yang disediakan saya susun sendiri mengikut urutan perancangan program. Mana yang dahulu saya letak di bahagian awal biar memudah acara dirancang. Kerana itu, tajuk saya beri “Mudahnya Mengurus Acara & Protokol” – menukar mentaliti takut dan sukarnya dalam mengurus acara.
Mengurus acara tidak la sukar, tapi remeh. Insya-Allah jika diberi kelapangan masa akan saya kupas setiap satu bagi memudahkan pemahaman semua.
Di sini saya kongsikan slide kuliah tersebut buat rujukan bersama. Harap bermanfaat.
Muat turun di sini: Siri Kuliah Pengurusan Pentadbiran Universiti: “Mudahnya Mengurus Acara & Protokol”
