Majlis Perhimpunan Bulanan bersama Naib Canselor UTM telah diadakan sejak akhir 2008. Pada ketika itu, Dr Zaini Ujang (Dato Seri) adalah Naib Canselor (NC) pertama memperkenalkan sesi perhimpunan secara bulanan di UTM ini.
Sesi ini juga turut dipancarkan secara langsung ke Kampus UTM KL dan sebaliknya (bergantung kepada persetujuan NC) bagi setiap perhimpunan. Selain itu juga, siaran PB ini juga turut boleh ditonton di talian secara percuma melalui pautan UTM TV.
Tujuan utama sesi perjumpaan bulanan (NC) ini adalah sebagai platform bagi NC untuk menyampaikan segala informasi berkaitan hala tuju, perkembangan terkini dan hasrat NC kepada seluruh staf secara langsung. Ini dilihat mampu merapatkan jurang komunikasi, interaksi dan penyampaian maklumat di UTM antara NC dan staf.
Secara dasarnya, sesi PB ini akan diadakan pada Isnin pertama setiap bulan. Walau bagaimanapun, bergantung kepada kesesuaian jadual NC dalam menetapkan tarikh PB tersebut.
Program PB ini juga turut menyelitkan beberapa slot (yang telah dipertimbangkan urusetia) untuk diketengahkan sebagai pencetus dan pembakar semangat kepada individu mahu pun PTJ untuk melakar kecemerlangan dalam bidang tertentu.
Antara slot yang biasa diketengahkan adalah seperti :
i. Pelancaran buku, pelancaran pelbagai (kempen, web, sistem aplikasi dan sebagainya).
ii. Sumbangan dana Tabung Endowmen
iii. Penyerahan sijil penghargaan (kenaikan pangkat, pengiktirafan khas, dll)
Bagi fakulti atau PTJ yang mahu mewar2kn sebarang ‘berita baik’ kepada umum berkenaan pencapaian atau kejayaan yang dirangkul, platform PB ini juga adalah salah satunya. Berita2 tersebut boleh dimajukan kepada Pejabat NC (terus kepada Pegawai Khas NC) untuk dipertimbangkan untuk dimasukkan ke dalam slide NC. Hanya jika pencapaian yang dirangkul tersebut agak berpestij, slot yang bersesuaian boleh dipertimbangkan untuk dimasukkan ke dalam majlis.
Disebalik Tabir.
Info selepas ini mungkin tak semua tahu, urusetia utama bagi sesi PB adalah Pejabat Naib Canselor bersama HEK (untuk perjalanan majlis – skrip pengacara, protokol & jemputan).
Tim urusetia ini dibantu oleh pasukan teknikal daripada PHB (persiapan tempat dan ruang), CICT (network, live streaming), Fakulti Pendidikan (live feed dan kamera).
Selain itu, jabatan lain yang terlibat secara langsung adalah Pejabat Pendaftar (slide kehadiran, senarai kenaikan pangkat staf), UTM Lead (kelayakan profesional staf akademik), Pusat Islam (pembaca doa). Dilupakan tidak adalah pengacara majlis yang ‘mengawal’ keseluruhan perjalanan majlis.
Turut memeriahkan sesi PB setiap bulan ini adalah booth pameran daripada Pejabat Penerbit, PSZ dan mana2 persatuan atau PTJ yang berminat membuka booth. Lokasi mereka adalah di luar dewan di mana acara berlangsung.
