Memorandum of Understanding (MoU) dalam bahasa adalah Memorandum Persefahaman. Manakala Memorandum of Agreement (MoA) adalah Memorandum Perjanjian. Dengar macam mudah, tapi tetap ada yang akan keliru dengan terma tersebut.
Selain itu, Letter of Cooperation (LoC) atau Surat Kerjasama adalah dokumen perjanjian awal sebagai ikatan untuk kedua-dua pihak menjalinkan kerjasama (peringkat awal). Perjanjian LoC kebiasannya akan dilanjutkan kepada MoU dan seterusnya MoA yang mana lebih terperinci bidang kerjasama yang hendak dijalinkan antara kedua-dua pihak.
Di UTM pada masa ini, proses yang perlu dilalui oleh jabatan/pusat yang ingin membuat kerjasama melalui MoU/MoA adalah:
i. Menghantar kertas kerja kepada Jawatankuasa Panel Penilai MoU/MoA bagi pertimbangan awal. Urusetia jawatankuasa adalah Pejabat Naib Canselor.
ii. Selepas diluluskan oleh Jawatankuasa Panel Penilai MoU/MoA, peringkat kelulusan seterusnya adalah melalui Jawatankuasa Pengurusan Universiti (JPU). Kelulusan JPU ini diperlukan sekiranya kerjasama dibuat dengan pihak atau agensi tempatan sahaja (dalam negara). Sekiranya kerjasama yang dibuat melibatkan pihak atau agensi luar negeri, kelulusan perlu diperolehi melalui Lembaga Pengurusan Universiti (Board of Directors).
Selepas kelulusan diperolehi, tiba masanya untuk sesi menandatangani dokumen perjanjian oleh pihak-pihak yang berkaitan berdasarkan kaedah-kaedah berikut, bergantung kepada persetujuan bersama.
Sesi menandatangani dokumen MoU/MoA boleh berlangsung dalam berapa kaedah:
i. Ditandatangani secara berasingan. Berlaku apa bila kedua-dua pihak bersetuju untuk tidak mengadakan sesi menandatangani dokumen di dalam majlis khas atas sebab-sebab kekangan masa, logistik, atau tempoh perjanjian yang mungkin singkat (perlu segera). Boleh dibuat dengan pengepos dokumen kepada pihak yang berkenaan dan sebaliknya. setelah kedua-duanya selesai menandatangani dokumen, pihak yang terakhir akan menyerahkan salinan perjanjian kepada pihak yang satu lagi.
ii. Ditandatangani dalam majlis / sesi khas. Satu majlis khas diadakan khusus untuk menandatangani dokumen tersebut sahaja. Tarikh dan lokasi adalah 2 perkara awal yang perlu ditetapkan dan harus mendapat persetujuan bersama. setelah 2 perkara ini diperolehi, gerak kerja selanjutnya boleh dilaksanakan. Kebiasaan pengisian acara adalah aluan pengerusi, bacaan doa, ucapan kedua-dua pihak, tayangan video (jika berkaitan), sesi menandatangani dokumen, pertukaran dokumen beserta sesi bergambar, pertukaran cenderamata, sidang media dan ditutup dengan jamuan.
UTM – NIMS to collaborate in Material Science Research & Development
iii. Sesi menandatangani dokumen dibuat di luar majlis (sebelum atau selepas), hanya sesi pertukaran (exchange) dokumen sahaja dimasukkan dalam atur cara majlis. Situasi ini berlaku jika melibatkan banyak pertukaran dokumen antara beberapa pihak dalam satu majlis serta meringkaskan pengisian pada majlis. Kebiasannya melibatkan 5 atau lebih dokumen kerjasama.
Apa yang penting adalah untuk mendapatkan penetapan tarikh yang dipersetujuai oleh kedua-dua pihak. Proses selanjutnya akan dibantu oleh Pejabat Hal Ehwal Korporat atau penganjur majlis bergantung kepada di mana sesi menandatangai dokumen itu dibuat.
