1) Semua staf DIWAJIBKAN punch-in dan / atau punch-out kehadiran mengikut kategori staf iaitu Staf PPP dan Staf Akademik.
(i) Staf PPP
– Mengikut waktu anjal yang dipilih berdasarkan persetujuan dengan Ketua Jabatan (Ketua Unit). Rujukan Pekeliling Pentadbiran Bil. 41/2014.
– Staf wajib punch-in dan punch-out kehadiran 2 (Dua) kali sehari mengikut waktu bekerja yang dibenarkan oleh Ketua Jabatan (Ketua Unit) dalam sistem online. Sekiranya sistem online bermasalah, kehadiran mesti direkodkan menggunakan buku catatan kehadiran dan dimasukkan semula dalam sistem online oleh Pegawai / Staf bertanggungjawab setelah sistem beroperasi semula.
punch kad
(ii) Staf Akademik
– Mengikut Pekeliling Pentadbiran Bilangan 40/2001.
– Staf wajib punch-in 1 (Satu) kali sehari mengikut waktu bertugas harian dalam sistem online. Punch kehadiran boleh dibuat di Unit atau di Fakulti staf berkenaan sahaja. Sekiranya sistem online bermasalah, kehadiran mesti direkodkan menggunakan buku catatan kehadiran dan dimasukkan semula dalam sistem online oleh Pegawai / Staf bertanggungjawab setelah sistem beroperasi semula. Staf Akademik diminta mendapatkan rekod kehadiran di Fakulti sekiranya sistem online bermasalah dan ketika kejadian staf punch-in di Fakulti.
(iii) Staf Waktu Giliran Shift
– Mengikut waktu dipersetujui dengan Ketua Jabatan (Ketua Unit) dan direkodkan dalam buku catatan kehadiran dan dimasukkan semula dalam sistem online oleh Pegawai / Staf bertanggungjawab mengikut waktu bekerja WP2 iaitu 8.00 pagi hingga 5.00 petang. Staf mesti memilih waktu WP2 untuk memudahkan perekodan dalam sistem.
– Untuk makluman, setakat ini waktu giliran shift hanya dipraktikkan di Pusat Islam sahaja. Sekiranya ada Unit lain yang memerlukan waktu bekerja shift, mohon maklumkan kepada pihak Pejabat Naib Canselor untuk penyelarasan rekod kehadiran.
2) Keluar 4 Jam (Untuk Staf PPP dan Staf Akademik)
– Universiti telah mengeluarkan Pekeliling Pentadbiran UTM Bil 16 Tahun 2011 mengenai Pemakaian Surat Edaran JPA Berkaitan Peraturan Mengenai Kebenaran Untuk Meninggalkan Pejabat Dalam Waktu Bekerja Di Bawah Perintah Am 5 Bab G – Mematuhi Waktu Bekerja.
Sehubungan itu, staf diwajibkan mematuhi perkara berikut:-
i) Permohonan keluar pejabat adalah diutamakan menggunakan Cuti Gantian staf. Tempoh yang telah diambil untuk meninggalkan pejabat akan di tolak dari rekod cuti gantian staf.ii) Tempoh maksimum yang dibenarkan ialah 4 jam. Jika tempoh meninggalkan pejabat lebih dari 4 jam staf perlu memohon cuti rehat atau cuti lain yang berkelayakan.
iii) Staf yang mendapatkan rawatan untuk diri sendiri perlu mengemukakan time-slip atau laporan perubatan sebagai bukti.
iv) Sekiranya staf TIADA Cuti Gantian, staf dibenarkan memohon kelulusan dengan menggunakan borang online keluar 4 jam yang disediakan dan perlu mendapatkan kelulusan terlebih dahulu dari Pegawai Penyelia sebelum meninggalkan pejabat.
Walau bagaimanapun, Pegawai Penyelia berhak untuk meminta staf menggantikan waktu keluar yang digunakan pada masa lain atau tidak menggantikan waktu keluar tersebut. (Mengikut budibicara Pegawai Penyelia)
v) Pegawai Penyelia juga dikehendaki memantau jumlah keluar 4 jam staf mengikut alasan permohonan yang diberikan.
* Untuk makluman Perkara 2 (iv) terpakai bagi Unit-Unit di bawah Canseleri yang tidak mempunyai kaedah khusus pemantauan keluar 4 jam sebagaimana yang dipersetujui oleh Ketua Jabatan (Ketua Unit) masing-masing.
3) Bertugas Di Luar Kawasan Kampus UTM Johor Bahru / UTM Kuala Lumpur (Untuk Staf Akademik dan Staf PPP)
(i) Staf perlu mendapatkan pengesahan secara bertulis pada surat jemputan / emel / surat arahan bertugas rasmi atau lain-lain kaedah yang bertanda tangan dan disahkan oleh Pegawai Penyelia staf berkenaan.
(ii) Borang Bertugas Di Luar Kawasan Kampus di lampiran boleh dijadikan rujukan untuk penggunaan di Unit masing-masing sekiranya tiada pengesahan secara bertulis pada surat jemputan / emel / surat arahan bertugas rasmi.
Peraturan Meninggalkan Pejabat Pada Waktu Kerja
Pekeliling_Pentadbiran_Bil_41_2014(1)
