Archives for January 2020

Laporan dan Analisa Kewangan

Penyelarasan kewangan program hendaklah dibuat sejurus sahaja program selesai dilaksanakan. Ini bagi memastikan dana pendahuluan yang dipohon sebelum program berlangsung, dapat dibelanjakan dengan berhemah mengikut perancangan belanjawan yang telah disediakan. Laporan kewangan perlulah mengikut prosedur seperti berikut:

• Tempoh untuk menghantar laporan kewangan dan penyelarasan pendahuluan hendaklah tidak lebih dari empat belas (14) hari dari tarikh perlaksanaan program.
• Semua resit perbelanjaan hendaklah ditampal di atas kertas bersaiz A4
• Baki perbelanjaan program hendaklah lampirkan bersama penyata kewangan yang disediakan.

Resit Perbelanjaan Program

Resit-resit perbelanjaan yang dikemukakan bagi tujuan tuntutan pembayaran balik, mestilah mempunyai maklumat berikut:

• nama syarikat pembekal
• no pendaftaran syarikat pembekal
• alamat syarikat pembekal
• no. telefon syarikat pembekal
• no. resit
• tarikh resit
• nama barang yang dibeli
• bilangan barang yang dibeli
• harga barang yang dibeli
• tanda tangan atau cop syarikat

Selain daripada itu, kriteria resit juga hendaklah:

• Resit hendaklah yang asal dan telah dibuat pembayaran.
• Tidak boleh dipinda atau ditokok tambah.
• Hanya mengandungi barang yang berkaitan dengan aktiviti (bukan barang persendirian).

Contoh-contoh resit yang DITERIMA untuk proses tuntutan / penyelarasan.

Contoh-contoh resit yang TIDAK DITERIMA untuk proses tuntutan / penyelarasan.

PENYEDIAAN SIJIL PROGRAM

Terdapat 2 jenis sijil yang perlu disediakan untuk program-program yang berkonsepkan khidmat masyarakat ini, iaitu:

1. sijil penyertaan
2. sijil penghargaan

Disebabkan terlalu ramai pihak yang terlibat dalam menjayakan sesebuah program khidmat masyarakat ini, maka kepada siapa sijil-sijil ini hendak diberikan??

Sijil Penyertaan diberikan kepada:

1. peserta program

Manakala Sijil Penghargaan pula diberikan kepada:

1. jawatankuasa program – terdiri dari mahasiswa UTM
2. penganjur bersama / stakeholder
3. perasmi program – VIP yang dijemput utk merasmikan program
4. penasihat program – terdiri dari pensyarah & pen pensyarah kursus
5. sukarelawan – terdiri dari staf UTM yang hadir membantu menjayakan program

Bagaimana dengan rekaan sijil? Apakah tips atau teknik asas bagi menghasilkan sijil yang baik?

Terdapat banyak kertas sijil bersaiz A4 yang dijual dipasaran. Pelajar boleh saja menggunakan format kertas sijil yang berada di pasaran tersebut.

Walaubagaimanapun, adalah lebih baik sekiranya pelajar merekabentuk sijil mengikut kreativiti dan kesesuaian program yang telah mereka laksanakan.

Sijil yang baik haruslah mengandungi maklumat-maklumat seperti yang berikut:

• logo penganjur utama
• logo-logo penganjur bersama/shareholder
• nama / jenis sijil
• nama penerima
• no kad pengenalan penerima
• peranan / sumbangan / sebab menerima sijil
• nama program
• tarikh program
• lokasi program
• tanda tangan pengesah sijil

Contoh sijil bagi program-program terdahulu.

TEKNIK MEREKABENTUK BANNER PROGRAM YANG SESUAI

• Sama seperti proses merekabentuk poster, maka terdapat 2 bahagian utama yang perlu diberi fokus, iaitu:
  • Content – Isi / butiran / kandungan poster
  • Design – Rekabentuk / susunan / saiz yang sesuai
  • Lebar banner yang sesuai adalah sekurang-kurangnya separuh dari saiz panjang banner (cthnya, 10ft x 5ft, atau 9ft x 5ft)

• Content
  • Nyatakan butiran program dengan jelas. Maklumat seperti tajuk program, tarikh, masa, lokasi program, penganjur, rakan kerjasama, dll perlu dinyatakan dengan jelas.
  • Tajuk Program perlu di highligt kan dengan jelas kerana tajuk ini adalah keyword utama dalam menggambarkan keseluruhan banner. Gunakan saiz yang sesuai.
  • Nyatakan contact detail yang sesuai untuk dihubungi oleh peserta yang berminat.

• Design
  • Gunakan gambar yang asli. Elakan dari menggunakan gambar internet.
  • Gunakan logo-logo yang sesuai dan perlu ada. Antaranya adalah logo UTM, logo rakan kerjasama, logo penaja, dll.
  • Pilih gambar / logo yang jelas, terang dan mempunyai resolusi yang tinggi.
  • Gunakan hanya gambar yang berkaitan dengan program, dan juga gambar-gambar yang mempunyai nilai dan impak yang baik untuk peserta program.
  • Sebaiknya, gunakan hanya gambar landskap sahaja bagi memudahkan susunan dan menjamin keseragaman.
  • Susun gambar mengikut saiz yang sesuai dengan saiz tulisan.
  • Pastikan wujud aspek keseragaman bagi keseluruhan banner.
  • Pastikan tiada ruang-ruang kosong dalam banner.
  • Gunakan sedikit imaginasi dan kreativiti dalam menghasilkan banner yang baik.

Contoh banner dan saiz banner.

Apa Itu Senarai Semak?

Senarai semak adalah satu alat pentaksiran atau alat bantu kerja yang dibangunkan dalam bentuk dokumentasi, mengandungi maklumat tepat serta senarai item yang diperlukan semasa program, bertujuan bagi memudah dan melancarkan tugasan kerja, serta mengurangkan kegagalan.

Senarai semak yang baik dan lengkap dapat memastikan konsistensi kelancaran dan kesempurnaan program.

Senarai semak yang baik juga mampu dijadikan rujukan serta panduan dalam menjalankan kerja, pada waktu sebelum dan semasa program dijalankan.

Senarai semak adalah bersifat subjektif dan ianya dibangunkan serta dibuat berdasarkan program tertentu dan keperluan semasa.

Fungsi Senarai Semak

1. membantu pengguna menjalankan projek / kerja dengan lebih sistematik dan lancar
2. sebagai rujukan dan garis panduan dalam menjalankan projek / kerja
3. bagi mengurangkan kegagalan dan keciciran dalam projek / kerja

Bila Senarai Semak Ini Perlu Dibuat?

Senarai semak ini perlu dibuat SEBELUM sesuatu projek / aktiviti / kerja itu dilaksanakan. Ini bermaksud, senarai semak ini sebaiknya dibangun serta dibuat dengan menggunakan kepakaran lebih daripada seorang individu. Ini disebabkan kerana pembangunan senarai semak ini memerlukan buah fikiran ramai. Aktiviti brainstorming diperlukan bagi menghasilkan senarai semak yang baik.

Kelebihan Penggunaan Senarai Semak

1. mudah dan praktikal
2. menjimatkan masa dan tenaga
3. dapat digunakan / membantu mereka yang tidak mahir
4. kerja menjadi lebih fokus dan mudah
5. membangunkan budaya membuat perancangan awal

Kelemahan Penggunaan Senarai Semak

1. memerlukan masa yang lama bagi menghasilkan senarai semak yang baik dan lengkap
2. kadangkala terlepas beberapa perkara penting disebabkan item tersebut tiada dalam senarai semak
3. kurang keupayaan berfikir disebabkan hanya bergantung kepada senarai semak

Contoh Format Senarai Semak

Apa tujuan lawatan tapak program dibuat? Apa yg kita tgk/ambil peduli sewaktu lawatan tapak?

Antara lain tujuan lawatan tapak program dijalankan adalah untuk mengenalpasti dan menilai :
1. keberkesanan kawasan @ komuniti program
2. kawasan kerja / projek yg hendak dijalankan
3. sumber bekalan air, elektrik,
4. ruang makan, ruang briefing teori
5. ruang bancuh simen, ruang simpan barang
6. majlis pembuka, penutup
7. kawasan teduh
8. dll yg difikirkan perlu

Kenapa??

Perkara² ini perlu dikenalpasti bagi menjamin kelancaran program yang akan dijalankan. Tentatif dan perancangan asal program masih boleh dipinda berdasarkan hasil dari lawatan tapak ini.

Apa persediaan yg perlu dibuat sebelum lawatan tapak?

1. surat permohonan lawatan tapak kpd wakil komuniti
2. tempahan kenderaan pelajar
3. pastikan nama program dan tentatif program telah ada utk di brief kan kpd wakil komuniti (sama spt kertas kerja)
5. anggaran produk dan bilangan simenfero yg ingin dibangunkan semasa program sebenar
6. anggaran peserta yg diperlukan
7. persediaan team multimedia spt kamera, video, dll
8. dll yg difikirkan perlu