Contoh Aliran Perjalanan Sebuah Webinar / Forum

Pengenalan
MC membuka kata denga mengalu-alukan penyertaan panel dan penonton
Bacaan Doa
Ucapan Pengarah Program / VVIP / Perasmi forum (Sekiranya ada)
Taklimat ringkas pengenalan kepada topik dan objektif forum
Menerangkan outcome daripada forum yang diadakan
Menerangkan konsep dan perjalanan forum kepada penonton
Sedikit sesi pengenalan latar belakang panel, oleh moderator
Mengingatkan penonton supaya mendaftar borang kehadiran
Tayangan montaj pengenalan

Sesi Webinar Bermula
Mulakan dengan memperkenalkan topik dan fokus pusingan pertama kepada penonton dan panel
Soalan panel 1
Soalan panel 2
Soalan panel 3
Sedikit ulasan kepada pusingan 1
Tayangan montaj 1 (Sekiranya ada)

Mulakan dengan memperkenalkan topik dan fokus pusingan kedua kepada penonton dan panel
Soalan panel 1
Soalan panel 2
Soalan panel 3
Sedikit ulasan kepada pusingan 2
Tayangan montaj 2 (Sekiranya ada)


Mulakan dengan memperkenalkan topik dan fokus pusingan ketiga kepada penonton dan panel
Soalan panel 1
Soalan panel 2
Soalan panel 3
Sedikit ulasan kepada pusingan 3
Tayangan montaj 3 (Sekiranya ada)

Sesi Q&A
Mulakan sesi ini dengan soalan-soalan yang mudah

Kesimpulan dan penutup oleh moderator
Sedikit ulasan, kesimpulan, harapan terhadap program yang telah berlangsung
Mengingatkan penonton supaya mendaftar borang kehadiran
Tayangan montaj penutup

Tamat

Peranan Seorang Pengacara Majlis

Pengacara Majlis, atau pun dalam Bahasa Inggeris nya dipanggil sebagai Master of Ceremony (MC) adalah orang yang paling berkuasa dalam sebuah majlis, bermula dari majlis itu dibuka, dan berakhir sehingga majlis itu ditamatkan. Oleh yang demikin, Pengacara Majlis adalah bertanggungjawab sepenuhnya dalam mengawal serta memimpin perjalanan sesebuah majlis itu. MC juga yang akan memulakan majlis, malah MC juga yang akan menamatkan majlis, samada mengikut perancangan program yang telah diranncang, mahupun tidak.

Pengacara Majlis juga berperanan dalam membuat pengumuman kepada tetamu yang ada dalam majlis tersebut. Pengumuman dibuat bertujuan memberitahu peserta yang hadir dalam majlis tersebut tentang sesuatu perkara. Kadangkala, pengumuman yang dibuat akan bersifat luar jangka dimana Pengacara Majlis terpaksa membuat pengumuman terhadap perkara-perkara yang tidak dirancang dan tidak berada dalam tentatif program. Contohnya seperti pengumuman meminta peserta program mengalih kenderaan, pengumuman kehilangan barang, dan sebagainya.

Pengacara Majlis juga berperanan dalam memanggil serta mempersilakan mereka yang mengambil bahagian dalam aturcara majlis supaya meneruskan majlis. Menjadi peranan Pengacara Majlis juga dalam memastikan mereka berada dalam keadaan ersedia dan tidak terkejut sekiranya nama mereka dipanggil. Dalam situasi tertentu, Pengacara Majlis perlu memberi panduan dan “que” kepada mereka yang terlibat. Contohnya seperti, bila hendak mula berucap dan sebagainya.

Ciri-Ciri Seorang Pengacara Majlis Yang Baik

  1. Mempunyai suara yang baik dan sedap didengar.
  2. Berani bercakap dan berhadapan dengan tetamu dan penonton.
  3. Mempunyai ilmu, pintar dan peka terhadap isu-isu semasa.
  4. Percakapan dan sebutannya yang jelas, nyata, terang, dan lancar.
  5. Bercakap dengan kelajuan yang sederhana dan tidak pelat.
  6. Bijak menyesuaikan intonasi suara dengan kategori majlis.
  7. Berkeyakinan tinggi dan tidak gugup.
  8. Tidak mudah panik sekiranya berhadapan dengan situasi luar jangka.
  9. Bijak menggunakan budi bicara dalam membuat keputusan spontan.
  10. Sabar dan tidak bengis.
  11. Berpengetahuan asas dalam bidang istiadat dan protokol.
  12. Kreatif dan bijak menyusun ayat.
  13. Selalu berlatih dan selalu dalam keadaan bersiap sedia.
  14. Sentiasa menepati masa.

Format Penyediaan Slide Persembahan Produk Simenfero

Mulakan presentation kamu dengan memperkenalkan diri kamu.

  • kenalkan nama penuh, no matrik, nama program, nama kursus, tahun program, dan lain-lain yang perlu.
  • terangkan juga sedikit sebanyak tentang latarbelakang environment family, serta ilmu dan pengalaman tentang simenfero, ataupun aktiviti-aktiviti yang seumpamanya

Pendahuluan

  • ceritakan pengenalan kepada produk yang ingin kamu cadangkan pembuatannya
  • sebutkan dengan jelas, apa cadangan produk simenfero kamu
  • terangkan kenapa kamu memilih atau bagaimana idea tercetus utk kamu bercerita tentang produk tersebut
  • terangkan bagaimana kamu study tentang produk tersebut sebelum kamu menyampaikan ilmu ini kepada masyarakat
  • berapa lama kamu study?, apa sumber rujukan kamu? dan lain-lain

Isi
Isi penyampaian terbahagi kepada 2, iaitu;

1. Perancangan aktiviti

  • ceritakan tentang peralatan asas yang akan digunakan dalam aktiviti pembuatan produk kamu
  • ceritakan tentang bahan asas atau bahan guna habis yang perlu ada, secara terperinci
  • berapa tempoh anggaran masa kerja yang akan digunakan
  • bila aktiviti ini sesuai dimulakan? awal pagi, tengahari, petang, atau malam?
  • anggaran jumlah tenaga kerja yang sesuai untuk pembuatan produk ini
  • berapa anggaran kos (secara terperinci) untuk mmbuat produk ini
  • kalau boleh, selitkan juga sedikit unsur lestari (penggunaan bahan terpakai, penggunaan bahan guna habis secara optimum, tiada pembaziran, dll) dalam perancangan kerja kamu
  • ceritakan juga tentang peralatan keselamatan yang sesuai dan perlu digunakan dalam aktiviti ini

2. Perlaksanaan aktiviti

  • mulakan dengan kaedah penyediaan ruang kerja yg sesuai dan selamat.
  • agihan tenaga kerja mengikut jumlah bilangan orang yg bersesuaian
  • pemakaian peralatan keselamatan dan ruang kerja selamat
  • kaedah perlaksanaan kerja (step by step)

Penutup

  • contoh hasil produk yang telah siap
  • teknik penggunaan produk kamu spaya ciri-ciri simenferonya dapat dipergunakan sepenuhnya
  • teknik dan panduan selenggara
  • kebaikan produk simenfero kamu, berbanding menggunakan teknologi lain
  • kelemahan produk simenfero kamu, berbanding menggunakan teknologi lain
  • panduan penggunaan produk simenfero kamu agar ianya tahan lama dan sentiasa dalam keadaan baik

Laporan Kewangan & Resit Perbelanjaan Program

Laporan dan Analisa Kewangan

Penyelarasan kewangan program hendaklah dibuat sejurus sahaja program selesai dilaksanakan. Ini bagi memastikan dana pendahuluan yang dipohon sebelum program berlangsung, dapat dibelanjakan dengan berhemah mengikut perancangan belanjawan yang telah disediakan. Laporan kewangan perlulah mengikut prosedur seperti berikut:

  • Tempoh untuk menghantar laporan kewangan dan penyelarasan pendahuluan hendaklah tidak lebih dari empat belas (14) hari dari tarikh perlaksanaan program.
  • Semua resit perbelanjaan hendaklah ditampal di atas kertas bersaiz A4
  • Baki perbelanjaan program hendaklah lampirkan bersama penyata kewangan yang disediakan.

Resit Perbelanjaan Program

Resit-resit perbelanjaan yang dikemukakan bagi tujuan tuntutan pembayaran balik, mestilah mempunyai maklumat berikut:

  • nama syarikat pembekal
  • no pendaftaran syarikat pembekal
  • alamat syarikat pembekal
  • no. telefon syarikat pembekal
  • no. resit
  • tarikh resit
  • nama barang yang dibeli
  • bilangan barang yang dibeli
  • harga barang yang dibeli
  • tanda tangan atau cop syarikat

Selain daripada itu, kriteria resit juga hendaklah:

  • Resit hendaklah yang asal dan telah dibuat pembayaran.
  • Tidak boleh dipinda atau ditokok tambah.
  • Hanya mengandungi barang yang berkaitan dengan aktiviti (bukan barang persendirian).

Contoh-contoh resit yang DITERIMA untuk proses tuntutan / penyelarasan.

Contoh-contoh resit yang TIDAK DITERIMA untuk proses tuntutan / penyelarasan.

Teknik Penyediaan Sijil Program

PENYEDIAAN SIJIL PROGRAM

Terdapat 2 jenis sijil yang perlu disediakan untuk program-program yang berkonsepkan khidmat masyarakat ini, iaitu:

  1. sijil penyertaan
  2. sijil penghargaan

Disebabkan terlalu ramai pihak yang terlibat dalam menjayakan sesebuah program khidmat masyarakat ini, maka kepada siapa sijil-sijil ini hendak diberikan??

Sijil Penyertaan diberikan kepada:

  1. peserta program

Manakala Sijil Penghargaan pula diberikan kepada:

  1. jawatankuasa program – terdiri dari mahasiswa UTM
  2. penganjur bersama / stakeholder
  3. perasmi program – VIP yang dijemput utk merasmikan program
  4. penasihat program – terdiri dari pensyarah & pen pensyarah kursus
  5. sukarelawan – terdiri dari staf UTM yang hadir membantu menjayakan program

Bagaimana dengan rekaan sijil? Apakah tips atau teknik asas bagi menghasilkan sijil yang baik?

Terdapat banyak kertas sijil bersaiz A4 yang dijual dipasaran. Pelajar boleh saja menggunakan format kertas sijil yang berada di pasaran tersebut.

Walaubagaimanapun, adalah lebih baik sekiranya pelajar merekabentuk sijil mengikut kreativiti dan kesesuaian program yang telah mereka laksanakan.

Sijil yang baik haruslah mengandungi maklumat-maklumat seperti yang berikut:

  • logo penganjur utama
  • logo-logo penganjur bersama/shareholder
  • nama / jenis sijil
  • nama penerima
  • no kad pengenalan penerima
  • peranan / sumbangan / sebab menerima sijil
  • nama program
  • tarikh program
  • lokasi program
  • tanda tangan pengesah sijil

Contoh sijil bagi program-program terdahulu.

Panduan Merekabentuk Kain Rentang Program

TEKNIK MEREKABENTUK BANNER PROGRAM YANG SESUAI

  • Sama seperti proses merekabentuk poster, maka terdapat 2 bahagian utama yang perlu diberi fokus, iaitu:
    • Content – Isi / butiran / kandungan poster
    • Design – Rekabentuk / susunan / saiz yang sesuai
    • Lebar banner yang sesuai adalah sekurang-kurangnya separuh dari saiz panjang banner (cthnya, 10ft x 5ft, atau 9ft x 5ft)
  • Content
    • Nyatakan butiran program dengan jelas. Maklumat seperti tajuk program, tarikh, masa, lokasi program, penganjur, rakan kerjasama, dll perlu dinyatakan dengan jelas.
    • Tajuk Program perlu di highligt kan dengan jelas kerana tajuk ini adalah keyword utama dalam menggambarkan keseluruhan banner. Gunakan saiz yang sesuai.
    • Nyatakan contact detail yang sesuai untuk dihubungi oleh peserta yang berminat.
  • Design
    • Gunakan gambar yang asli. Elakan dari menggunakan gambar internet.
    • Gunakan logo-logo yang sesuai dan perlu ada. Antaranya adalah logo UTM, logo rakan kerjasama, logo penaja, dll.
    • Pilih gambar / logo yang jelas, terang dan mempunyai resolusi yang tinggi.
    • Gunakan hanya gambar yang berkaitan dengan program, dan juga gambar-gambar yang mempunyai nilai dan impak yang baik untuk peserta program.
    • Sebaiknya, gunakan hanya gambar landskap sahaja bagi memudahkan susunan dan menjamin keseragaman.
    • Susun gambar mengikut saiz yang sesuai dengan saiz tulisan.
    • Pastikan wujud aspek keseragaman bagi keseluruhan banner.
    • Pastikan tiada ruang-ruang kosong dalam banner.
    • Gunakan sedikit imaginasi dan kreativiti dalam menghasilkan banner yang baik.

Contoh banner dan saiz banner.

Senarai Semak Program (Programme Checklist)

Apa Itu Senarai Semak?

Senarai semak adalah satu alat pentaksiran atau alat bantu kerja yang dibangunkan dalam bentuk dokumentasi, mengandungi maklumat tepat serta senarai item yang diperlukan semasa program, bertujuan bagi memudah dan melancarkan tugasan kerja, serta mengurangkan kegagalan.

Senarai semak yang baik dan lengkap dapat memastikan konsistensi kelancaran dan kesempurnaan program.

Senarai semak yang baik juga mampu dijadikan rujukan serta panduan dalam menjalankan kerja, pada waktu sebelum dan semasa program dijalankan.

Senarai semak adalah bersifat subjektif dan ianya dibangunkan serta dibuat berdasarkan program tertentu dan keperluan semasa.

Fungsi Senarai Semak

  1. membantu pengguna menjalankan projek / kerja dengan lebih sistematik dan lancar
  2. sebagai rujukan dan garis panduan dalam menjalankan projek / kerja
  3. bagi mengurangkan kegagalan dan keciciran dalam projek / kerja

Bila Senarai Semak Ini Perlu Dibuat?

Senarai semak ini perlu dibuat SEBELUM sesuatu projek / aktiviti / kerja itu dilaksanakan. Ini bermaksud, senarai semak ini sebaiknya dibangun serta dibuat dengan menggunakan kepakaran lebih daripada seorang individu. Ini disebabkan kerana pembangunan senarai semak ini memerlukan buah fikiran ramai. Aktiviti brainstorming diperlukan bagi menghasilkan senarai semak yang baik.

Kelebihan Penggunaan Senarai Semak

  1. mudah dan praktikal
  2. menjimatkan masa dan tenaga
  3. dapat digunakan / membantu mereka yang tidak mahir
  4. kerja menjadi lebih fokus dan mudah
  5. membangunkan budaya membuat perancangan awal

Kelemahan Penggunaan Senarai Semak

  1. memerlukan masa yang lama bagi menghasilkan senarai semak yang baik dan lengkap
  2. kadangkala terlepas beberapa perkara penting disebabkan item tersebut tiada dalam senarai semak
  3. kurang keupayaan berfikir disebabkan hanya bergantung kepada senarai semak

Contoh Format Senarai Semak

Kepentingan Lawatan Awal Ke Tapak Program

Apa tujuan lawatan tapak program dibuat? Apa yg kita tgk/ambil peduli sewaktu lawatan tapak?

Antara lain tujuan lawatan tapak program dijalankan adalah untuk mengenalpasti dan menilai :
1. keberkesanan kawasan @ komuniti program
2. kawasan kerja / projek yg hendak dijalankan
3. sumber bekalan air, elektrik,
4. ruang makan, ruang briefing teori
5. ruang bancuh simen, ruang simpan barang
6. majlis pembuka, penutup
7. kawasan teduh
8. dll yg difikirkan perlu

Kenapa??

Perkara² ini perlu dikenalpasti bagi menjamin kelancaran program yang akan dijalankan. Tentatif dan perancangan asal program masih boleh dipinda berdasarkan hasil dari lawatan tapak ini.

Apa persediaan yg perlu dibuat sebelum lawatan tapak?

1. surat permohonan lawatan tapak kpd wakil komuniti
2. tempahan kenderaan pelajar
3. pastikan nama program dan tentatif program telah ada utk di brief kan kpd wakil komuniti (sama spt kertas kerja)
5. anggaran produk dan bilangan simenfero yg ingin dibangunkan semasa program sebenar
6. anggaran peserta yg diperlukan
7. persediaan team multimedia spt kamera, video, dll
8. dll yg difikirkan perlu