Assalam dan Selamat Sejahtera kepada semua warga UTM,
Isu menguruskan pegawai berprestasi rendah dan bermasalah bukan sesuatu yang asing dalam sesebuah institusi. Hal ini turut sama berlaku di Universiti Teknologi Malaysia.
Rata-rata individu pertama yang tidak dapat tidak, perlu berdepan dengan hal sebegini adalah mereka yang berada di Bahagian/Jabatan Sumber Manusia (BSM) di setiap pusat tanggungjawab/fakulti.
Cabaran pegawai-pegawai BSM ini jelas. Mereka berhadapan dengan tingkahlaku manusia yang pelbagai.
Atas dasar itu, Siri Mesej Integriti kali ini ingin berkongsi berkenaan cara menguruskan pegawai berprestasi rendah dan bermasalah, merujuk peraturan dan undang-undang sedia ada.
Apakah yang dimaksudkan dengan pegawai berprestasi rendah? Menurut Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 1998, pegawai berprestasi rendah ini adalah pegawai yang tidak dapat menyumbang ke arah pencapaian objektif Jabatan dan khususnya mereka yang gagal mencapai Sasaran Kerja Tahunan (SKT) yang telah ditetapkan bersama berdasarkan tahap dan kedudukan jawatan pegawai tersebut. Pegawai seperti ini dikatakan pegawai yang tak produktif, “non-performer”, tidak mempunyai sikap bersungguh-sungguh, kurang berusaha dan kadangkala mempunyai pengetahuan dan kemahiran yang rendah, serta mempunyai masalah peribadi dan “interpersonal relationship” baik dengan pihak pengurusan, rakan sejawat atau kakitangan bawahan.
Manakala, pegawai yang bermasalah pula dijelaskan seperti berikut:
1. Dari segi kualiti iaitu masalah dari segi hubungannya dengan ketua dan rakan sejawat, kakitangan bawahan dan juga dengan pelanggan dari luar. Ini disebabkan mereka ini mempunyai sikap agresif atau suka menonjolkan diri atau suka menyalahkan orang lain di samping menganggap dirinya sahaja yang betul.
2. pegawai yang mempunyai masalah kesihatan mental dan fizikal, yang pada zahir/fizikal memperlihatkan beliau seorang pegawai yang normal, namun pada masa dan keadaan tertentu, perangai dan tingkahlakunya berubah dan sukar dikawal,
3. pegawai yang lemah dari segi daya kepimpinan, membuat keputusan dan sebagainya,
4. pegawai yang tidak dapat memberikan tumpuan kepada tugas hakikinya atau memberikan keutamaan kepada tugas-tugasnya atau tidak dapat membawa organisasinya ke arah mencapai objektif yang telah ditetapkan,
5. pegawai yang tidak dapat menghormati ketua,
6. pegawai yang tidak dapat bekerja sebagai satu pasukan, atau
7. pegawai yang tidak dapat menyesuaikan diri dengan persekitaran dan perkembangan semasa.
Berdasarkan penerangan ini, beberapa tindakan boleh diambil, mengikut urutan, seperti berikut:
1. Perbincangan/Perundingan – dilakukan secara informal untuk memberi peluang kepada pegawai memberi keterangan,
2. Amaran Lisan – dibuat untuk memberi peluang kakitangan tersebut untuk memperbaiki masalah yang dihadapinya,
3. Amaran Bertulis Secara Pentadbiran – Tindakan ini diambil jika Amaran Lisan tidak berkesan, masih memberi peluang kepada pegawai memperbaiki kelemahan dan masalah tanpa perlu unsur hukuman.
Namun, bagi Perkara 3 ini, baru-baru ini Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) telah mengeluarkan Larangan Menggunakan Amaran Secara Pentadbiran, melalui surat bertarikh 13 Januari 2017, yang mana menyatakan jika wujud asas melalui siasatan, untuk meneruskan prosiding tatatertib, maka kemaafan (condonation) melalui Amaran Secara Pentadbiran tidak seharusnya dipraktikkan. Dapat disifatkan bahawa, Ketua Jabatan perlu menilai satu-satu kes, yang mana jika wujud asas membawa kepada tatatertib, maka tindakan tegas perlu diambil kepada pegawai yang berkenaan.
Perlu diberi perhatian bahawa sebagai mana SPP Bil.4 1998, kesemua tindakan pembetulan dan pembaikan ini adalah sewajarnya dilakukan dalam tempoh 6 hingga 12 bulan. Di samping itu, perlu diingat bahawa Amaran Lisan dan Bertulis bukanlah satu bentuk hukuman tatatertib.
Tindakan alternatif lain, turut boleh dilaksanakan, seperti:
a. Menukar pegawai kepada suasana kerja dan tanggungjawab baru; atau
b. Menghantar pegawai mengikuti kursus-kursus yang sesuai dan berkaitan dengan aspek permasalahan yang dihadapi seperti aspek motivasi,keagamaan dan sebagainya.
Tindakan secara pentadbiran juga boleh dilakukan seperti berikut:
a. Merujuk Pegawai ke Lembaga Perubatan, jika didapati pegawai menghadapi masalah kesihatan mental atau fizikal,
b. Merujuk Pegawai kepada Pekhidmatan Kaunseling,
c. Merujuk pegawai kepada Psikiatrik/Hospital,
Seterusnya, tindakan dalam bentuk Hukuman, dimana tindakan ini diambil bilamana tindakan-tindakan dari segi pembetulan dan pembaikan tiak memberi kesan dan tidak dapat mengatasi masalah yang dihadapi pegawai. UTM sebagai salah satu badan berkanun, tertakluk kepada peraturan dan undang-undang berkaitan tatakelakuan yang ditetapkan di bawah Perkara 3, Peraturan-peraturan Tatatertib Badan-Badan Berkanun, Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 (rujuk Perkara 3(2)(a hingga j). Dimana jika dibuktikan berlaku perlanggaran oleh pegawai di bawah peruntukan tersebut, maka tindakan tatatertib wajar dimulakan.
Kesimpulan
Peranan Ketua Jabatan amat penting dalam setiap peringkat tindakan yang diambil. Terutama dalam hal tindakan tatatertib, pegawai yang terlibat bakal berdepan dengan situasi rendah hati, gusar, memberontak, rasa tidak selamat dan bakal menimbulkan konflik.
Oleh yang demikian, Ketua Jabatan perlu peka dengan perubahan yang berlaku, dan jangan membiarkan sahaja mereka ini tanpa bimbingan. Kepada pegawai, sikap menempelak setiap bentuk tindakan yang diambil oleh jabatan tidak seharusnya dilakukan, kerana tujuan utama tindakan diambil adalah untuk memastikan pegawai dalam keadaan terbaik, untuk berkhidmat di jabatan masing-masing, setimpal dengan gaji yang diterima setiap bulan, tanpa gagal.
Semoga perkongsian ini bermanfaat. Dilampirkan Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 1998 untuk rujukan lebih terperinci. Terima kasih dan Salam Integriti.
Moral : Hindarkan darah daging anda terbentuk hasil dari Gaji Buta.
Rujukan: Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 (Akta 605)
Surat Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 1998
Maklum balas anda akan menghasilkan perkhidmatan terbaik dari pihak kami. Terima kasih.
SEKSYEN INTEGRITI, TATATERTIB DAN SURCAJ
UTM PEJABAT PENASIHAT UNDANG – UNDANG
ARAS 3, BANGUNAN CANSELERI SULTAN IBRAHIM
UTM JOHOR BAHRU, JOHOR
& Salam Sejahtera,
