Hari ni di bulan Ramadan, saya diberi peluang sekali lagi menguruskan acara yang melibat DYMM Tuanku Permaisuri. Tuanku hadir sebagai meraikan tetamu beliau Dr Hisham Hellyer yang terbang daripada UK.
Acara kali ini melibatkan penglibatan beberapa pihak antaranya Johor Corporation, Â Pejabat SUK, Majlis Agama Islam Johor, Fakulti Tamadun Islam(FTI), CASIS, UTM dan beberapa agensi lain. Lokasi yang ‘diminta’ adalah di Persada Johor.
Majlis dijadualkan bermula pada jam 2.30 petang namun, Tuanku Permaisuri tiba awal 1.45 petang bagi bertemu dengan Dr Hisham A. Hellyer di bilik menunggu Persada.
Persiapan Acara.
Lokasi dipersetujui adalah di Dewan 303, Persada dengan susun atur dewan dibuat secara ‘bermeja’. Kerusi pula disusun hanya separuh meja agar semua hadirin dapat memandang terus ke pentas utama. Ini sebagai strategi sekiranya hadirin yang hadir kurang memberangsangkan – konon²nya.
Untuk bunga hiasan, bantuan diperolehi daripada pihak Majlis Bandaraya Johor Bahru (MBJB) dengan sedikit caj dikenakan. Sama ‘lenggoknya’ seperti di UTM. Barangkali untuk menampung kos penjagaan flora² tersebut.
Untuk karpet laluan disediakan pihak Persada sendiri. Mungkin kerana kekerapan keperluannya di Persada amat tinggi. Jadi seharusnya mereka memilikinya sendiri. Untuk kerusi diRaja dan kerusi vip, disediakan pihak Pejabat SUK / JKR.
Untuk proses jemputan, pihak HEK akan menguruskannya dengan dibantu agensi yg berkaitan. Cuma mungkin dalam penyediaan bahan promosi, beberapa perkara yang ‘terlepas pandang’ adalah kos penyertaan (umum tak maklum percuma), logo agensi berkaitan tidak terpapar sepenuhnya.
Selain itu, tarikh program yang berlangsung pada awal minggu ke-4 bulan Ramadan serta waktu acara pada sebelah petang juga agak merumitkan sesetengah pihak. Kaedah jemputan secara ‘paksa rela’ perlu dibuat sebagai langkah menyelamatkan majlis.
Dan kerana kekangan itu juga, tiada ucapan aluan disertakan semasa majlis. Meringkaskan majlis, cukup dengan yang wajib dan fokus pada slot utama. Jadi audiens tidak terlalu stress dengan majlis. Cuma akhirnya, bergantung kepada kebijaksanaan penceramah untuk menghidupkan sesi syarahannya (namun itu tidak berlaku).
Bagi pengacara majlis, ada isu disebaliknya, dan itu berlaku pada saat akhir. Agar kurang gemar bila mana kita dah susun segalanya tapi ada perubahan. Jika ada perubahan kecil tetapi terkawal, itu masih boleh diterima. Tapi bila mana  keperluan majlis adalah pengacara sahaja, kemudian wujud pula permintaan untuk ada sesi seakan forum, maka seorang pemudahcara atau moderator tambahan diperlukan.
Isunya, emcee A telah dipersetujui untuk mengendalikan majlis, kemudian emcee A dibatalkan dan diganti dengan emcee B. Bila ‘wahyu’ tiba² datang, emcee B diputuskan untuk jadi moderator dan  emcee A diminta semula untuk mengacarakan majlis. Tapi itu tak berlaku, dalam majlis hanya tinggal 2 jam untuk bermula, emcee A tidak dapat dihubungi dan terpaksa mencari emcee C dan mahu tak mahu emcee C terpaksa terima tanpa rela.
Itulah cabaran. Walaupun nampak remeh tapi bila mana melibatkan Tuanku Permaisuri, itu isu besar sebenarnya.
Alhamdulillah, segalanya berjalan lancar tanpa sebarang kecacatan yang ketara. Cuma mungkin kehadiran audiens yang tidak membanggakan seperti diharapkan.  Yang hadir hanya kira² 1/2 daripada sasaran. Nampaklah juga lompong² di meja² belakang. Itu risiko bila buat event di luar (luar UTM) dan audiensnya terlalu general. Penceramah pula kurang terkenal di mata para jemputan. Jadi redha sahaja.
Majlis bermula tepat pada masa dijadualkan dan berakhir setengah jam lebih awal daripada jangkaan. Sempatlah semua orang menguruskan hal masing² sebelum waktu berbuka.
Nota: Cerita² dramatik seperti ini saja saya kisahkan untuk perkongsian bersama yang mungkin tidak diperolehi di mana² penerbitan. Cerita di belakang tabir suka untuk saya sentuh sebagai keselarian dengan tagline Life @HEK. Sekadar lari daripada kebiasaan dengan hanya bercerita tentang acara itu sendiri dalam bentuk laporan. Itu sangat tipikal. Anda boleh saja membaca artikel berita di News@UTM jika mahukan intipati syarahan tersebut.
