Tempoh dua tahun berkhidmat di fakulti sebelum melanjutkan pengajian benar-benar memberi pengalaman kepadaku dalam membentangkan kertas-kertas kerja persidangan bertaraf kebangsaan mahupun antarabangsa. Masakan tidak, dalam tempoh dua tahun tersebut, aku dilatih oleh beberapa orang senior berpangkat professor dan professor madya yang aku anggap mereka sebagai sifu yang banyak memberi tunjuk ajar untuk membentangkan kertas-kertas kerja di dalam mahupun di luar negara. Pengetahuan dan pengalaman berkaitan perkara-perkara yang perlu dilakukan sebelum dan semasa membentangkan kertas kerja sepanjang tempoh perkhidmatanku dapat diaplikasikan dan dimanfaatkan semasa aku berada dalam pengajian. Sebelum membentangkan kertas kerja, kita harus memilih seminar-seminar yang bersesuaian dengan bidang dan kepakaran kita. Ini kerana, semasa seminar berlangsung, kita dapat berkongsi kepakaran dan pengetahuan serta bertukar-tukar pendapat dengan ahli-ahli akademik yang mempunyai latar belakang yang sama atau hampir sama dengan kita. Kita juga dapat bersemuka dan berkenal-kenalan dengan ahli-ahli akademik tersebut dan seterusnya mewujudkan jaringan akademik dengan mereka yang datang dari pelbagai institusi pendidikan serta dari pelbagai negara. Semasa berada di tahun pertama pengajian, aku hanya membentangkan kertas-kertas kerja di seminar bertaraf kebangsaan. Maklumlah ketika itu, aku masih belum mengutip data-data kajian. Jadi kebanyakan kertas kerja yang dibentangkan merupakan kertas konsep yang berkisar kepada latar belakang masalah kajian, kerangka konsep kajian dan literatur kajian. Aku mula membentangkan kertas-kertas kerja di seminar bertaraf antarabangsa semasa aku melangkah masuk ke tahun kedua pengajian. Aku mula mencabar diri untuk pembentangan yang lebih tinggi tarafnya. Selain perlu membentangkan dalam bahasa inggeris, kualiti kertas kerja yang dihasilkan perlu ditingkatkan. Terdapat juga seminar tertentu yang memilih artikel-artikel berkualiti tinggi untuk diterbitkan dalam jurnal. Secara tidak langsung, terdapat dua kelebihan di situ; pertama, kita dapat membentangkan kertas kerja dan kedua, kertas kerja kita diterbitkan dalam jurnal.
Di sini aku ingin berkongsi sedikit pengetahuan mengenai prosedur-prosedur yang perlu dilalui untuk membentangkan kertas kerja. Beberapa perkara perlu diambilkira. Pertama sekali ialah kenal pasti seminar-seminar yang bersesuaian dengan bidang kita. Pertimbangkan juga tempat di mana seminar dijalankan dan kos untuk menghadirinya. Adakah ianya masih di bawah kemampuan kita ataupun sebaliknya. Adakah tarikh seminar tidak bertindih dengan tarikh-tarikh penting yang lain?. Kedua, kenalpasti tema-tema yang telah ditetapkan. Di tema manakah kertas kerja seminar kita sesuai berada. Kebiasaannya nama seminar akan dinyatakan secara umum dan tema-tema bersesuaian dengan seminar akan disediakan. Kemudian, ambil perhatian terhadap tarikh-tarikh penting seperti tarikh akhir penghantaran abstrak, tarikh akhir penghantaran kertas kerja penuh, tarikh akhir bayaran yuran penyertaan seminar dan sebagainya. Abstrak perlu disediakan terlebih dahulu kerana ia merupakan perkara pertama yang perlu dihantar kepada pihak penganjur. Abstrak merupakan ringkasan atau rumusan dari satu kertas kerja yang ingin dibentangkan. Kertas kerja tersebut mungkin merupakan sebuah kajian mini, kertas konsep yang menerangkan sesuatu isu contohnya masalah pembelajaran topik Matematik dan cadangan untuk menyelesaikannya, dan sebagainya. Abstrak biasanya perlu sediakan tidak melebihi 250 patah perkataan dan ianya perlu dihantar ke sekretariat terlebih dahulu sebelum dipersetujui oleh pihak penganjur untuk dibentangkan.
Abstrak yang dihantar akan diberi makluman penerimaan. Pihak penganjur kemudiannya akan memaklumkan mengenai tarikh pemberitahuan sama ada abstrak yang telah dihantar diterima untuk dibentangkan ataupun tidak. Setelah abstrak kita diterima untuk dibentangkan, kita akan diberi tempoh untuk menyiapkan kertas kerja lengkap. Biasanya tempoh yang diberi adalah sebulan dari tarikh makluman penerimaan. Perkara-perkara yang kebiasaannya perlu ada dalam sesebuah kertas kerja termasuklah Pengenalan, Objektif, Metodologi, Dapatan Kajian serta Perbincangan dan Kesimpulan. Terdapat juga seminar tertentu yang mengkehendaki kertas kerja yang disediakan mengikut format yang ditetapkan. Ini bertujuan untuk memastikan kertas-kertas kerja seminar yang terkandung dalam sesebuah prosiding mempunyai format yang seragam.
Setelah kertas kerja lengkap dihantar, kita akan menerima email mengenai tuntutan bayaran yuran seminar. Kadar bayaran kebiasaannya berbeza mengikut peranan kita dalam seminar tersebut iaitu sama ada sebagai peserta ataupun pembentang, serta mengikut status diri seperti pelajar, penduduk tempatan ataupun rakyat luar negara. Bayaran boleh dilakukan terus kepada sekretariat. Bagaimanapun, untuk seminar antarabangsa yang dijalankan di luar negara, kaedah bayaran adalah melalui kiriman pos atau pun pemindahan wang melalui bank. Resit-resit bayaran atau rekod bayaran perlu disimpan sebagai bukti bayaran. Dalam aspek bayaran menghadiri seminar ini, kita akan menjumpai istilah ‘early bird price’ yang bermaksud kadar bayaran promosi dalam tempoh tertentu sebelum kadar bayaran penyertaan seminar kembali kepada harga normal yang lebih tinggi. Tujuan ‘early bird price’ adalah untuk menarik lebih banyak penyertaan peserta dalam seminar dengan tawaran harga yang menarik. Selain itu, peserta perlu membuat bayaran dalam tempoh yang telah ditetapkan dan ini sekaligus dapat memastikan peserta benar-benar memberi komitmen untuk menghadiri seminar. Hal ini kerana, terdapat segelintir peserta yang telah diterima abstrak mereka untuk dibentangkan tetapi terus menyepikan diri. Selain menyusahkan pihak penganjur, tindakan mereka ini menutup peluang orang lain yang mungkin lebih berminat tetapi penyertaan mereka ditolak berikutan penyertaan yang melebihi kuota peserta yang diperuntukkan.
Setelah bayaran dilakukan, kita perlu memikirkan tentang penginapan dan juga pengangkutan. Sekiranya seminar berlangsung di dalam negara, ianya mungkin tidak mendatangkan masalah yang besar kepada kita. Bagaimanapun, berdasarkan pengalamanku yang sudah beberapa kali membentangkan kertas kerja di luar negara, pihak penganjur akan mencadangkan beberapa hotel sebagai rujukan kepada peserta seminar dan biasanya hotel-hotel yang dicadangkan terletak berhampiran dengan tempat berlangsungnya seminar. Malah lebih mudah sekiranya seminar diadakan di hotel tertentu yang mana kita boleh menginap di situ dan tidak perlu memikirkan tentang pengangkutan dari hotel ke tempat seminar. Bagaimanapun, berdasarkan pengalamanku, aku lebih suka untuk mencari sendiri hotel ketika berada di Malaysia. Selain harganya yang lebih murah, aku lebih suka belajar meneroka budaya negara luar. Contohnya, ketika membentangkan kertas kerja di Bandung, aku menaiki tuk-tuk dari hotel ke Institut Teknologi Bandung iaitu tempat berlangsungnya seminar. Manakala ketika di Bangkok, aku dapat merasai menaiki sistem MRT di kota tersebut dan melihat pemandangan kota Bangkok sepanjang perjalanan ke tempat seminar.
Setelah urusan penginapan selesai, kita perlu memikirkan tentang pengangkutan untuk ke tempat seminar lebih-lebih lagi seminar di luar negara. Tiket penerbangan pergi dan balik perlu ditempah. Biasanya jadual pembentangan seminar akan dimaklumkan terlebih dahulu kepada peserta. Daripada jadual tersebut, kita boleh merancang masa untuk kita bertolak dan pulang ke tanahair. Setelah urusan tempat penginapan dan pengangkutan selesai, slaid pembentangan bolehlah disediakan. Ada juga peserta yang lebih suka menyediakannya pada minit-minit terakhir. Contohnya semasa menunggu pesawat di lapangan terbang, di dalam pesawat ataupun di hotel. Tapi tidak bagi aku. Selain aku bukan jenis last minute person, adalah lebih baik masa yang ada nanti digunakan untuk berehat ataupun berjalan-jalan. Maklumlah bukan selalu untuk berada di negara orang. Jadi masa yang ada perlu dimanfaatkan sepenuhnya.
Di sini, aku ingin berkongsi perkara-perkara yang biasanya berlaku dalam setiap seminar. Pada sebelah pagi di hari pertama, urusan pendaftaran peserta seminar diadakan. Ketika itu, beg yang mengandungi buku atau CD prosiding, tag peserta atau pembentang, buku tentatif program serta cenderahati diberikan kepada setiap peserta. Berdasarkan pengalamanku, kebiasaannya beg dan cenderahati yang diberikan kepada peserta melambangkan identiti negara tersebut. Contohnya, aku pernah membentangkan kertas kerja di Jogjakarta dan yang menarik perhatianku ialah beg batik jawa yang mengandungi barang-barang yang aku nyatakan tadi. Majlis perasmian biasanya berlangsung pada sebelah pagi hari pertama. Selepas majlis perasmian, kita akan disajikan dengan persembahan dan sekali lagi berdasarkan pengalamanku, ianya melambangkan identiti negara penganjur seminar tersebut. Contohnya tarian jawa dipersembahkan sewaktu aku di Jogjakarta. Kemudian, semua peserta akan mendengar syarahan atau pembentangan kertas kerja dalam sesi keynote speaker. Keynote speaker ini biasanya merupakan tokoh atau pakar dalam bidang tertentu yang berkaitan dengan seminar. Contohnya pakar Instructional Design dijemput dalam seminar yang berkaitan dengan teknologi pendidikan untuk membentangkan isu-isu berkaitan di dalam dewan utama. Mereka biasanya diberi selama satu jam untuk membuat pembentangan sebelum sesi soal jawab dibuka untuk para peserta seminar. Setelah selesai sesi pembentangan keynote speaker, sesi selari (parallel session) dimulakan. Sesi selari dijalankan dalam beberapa bilik berasingan mengikut tema-tema tertentu. Contohnya, sekiranya seminar berkaitan dalam bidang pendidikan, bilik-bilik sesi selari mungkin disediakan mengikut untuk tema pedagogi dalam pendidikan, teknologi pendidikan, isu-isu pendidikan semasa dan sebagainya. Jadual pembentangan akan diberi kepada setiap peserta dan ditampal pada pintu-pintu bilik pembentangan. Jadi terpulang kepada peserta seminar untuk mengikuti mana-mana pembentangan mengikut kepakaran dan bidang masing-masing sama ada untuk berkongsi kepakaran mahupun untuk mendalami sesuatu bidang. Para pembentang akan diberi 10 hingga 15 minit untuk membentang dan lima minit untuk sesi soal jawab. Pengerusi sesi selari akan dilantik oleh pihak penganjur dan ada juga dalam seminar tertentu yang mana pembentang pertama dalam sesi selari akan bertindak sebagai pengerusi. Pada pandanganku, adalah lebih baik untuk kita hadir ke seminar-seminar tertentu sebagai pembentang kertas kerja daripada peserta biasa sahaja. Selain berkongsi mengenai kajian kita dan menerima maklumbalas daripada hadirin yang mendengar pembentangan kita, proses pembentangan yang kita laksanakan dapat membuka fikiran kita, menjadikan kita lebih matang, yakin dan berani dalam pembentangan di hadapan orang ramai di samping dapat meningkatkan kemahiran komunikasi kita. Sekiranya seminar bertaraf antarabangsa, pembentangan yang dibuat sedikit sebanyak dapat memperbaiki kemahiran berbahasa inggeris kita. Selain pembentangan sesi selari, terdapat juga seminar yang menyediakan beberapa bengkel yang dijalankan secara serentak. Untuk seminar bertaraf antarabangsa, pada malam pertama atau kedua seminar berlangsung, satu majlis makan malam akan diadakan. Tujuannya adalah untuk untuk meraikan peserta dari seluruh dunia. Berdasarkan pengalamanku, dalam majlis ini, peserta-peserta bersembang mengenai diri masing-masing seperti kerjaya, bidang kepakaran dan sebagainya. Ada juga yang bertanya soalan yang tidak sempat ditanya semasa sesi selari. Dalam majlis makan malam itu juga, kita akan disajikan dengan makanan dan persembahan yang melambangkan identiti negara pihak penganjur. Sijil penyertaan atau pembentangan biasanya diserahkan kepada peserta pada hari terakhir seminar. Sehari selepas hari terakhir seminar, pihak penganjur biasanya akan menyediakan pakej lawatan ke tempat-tempat menarik di negara mereka dengan harga yang berpatutan. Contohnya, semasa aku berseminar di Jogjakarta, aku dan rakan-rakan telah menyertai lawatan ke Candi Borobodur. Kami juga disajikan dengan pemandangan Gunung Merapi yang kali terakhir meletus pada tahun 2010. Peserta boleh memilih untuk mengikuti lawatan yang disediakan oleh pihak penganjur ini ataupun pergi sendiri bersama rakan-rakan yang lain.
Sememangnya kerjayaku sebagai ahli akademik akan sentiasa melibatkan diriku dalam pembentangan seminar-seminar sebegini walaupun bukan lagi bergelar pelajar doktor falsafah. Pembentangan kertas kerja di persidangan ini merupakan salah satu cara bukan sahaja untuk diriku tetapi juga untuk kita semua menimba dan berkongsi ilmu. Ini selari dengan firman Allah s.w.t dalam surah Az-Zumar ayat 9 yang bermaksud, “Katakanlah! Adakah sama antara orang yang berilmu dengan orang yang tidak berilmu?”
*Penulis ketika membentangkan kertas kerja persidangan di Bangkok, Thailand.
