This time, we would like to share about office cleaning tips. It’s good to notify that a clean office makes for a clear head,but who has time to organize with your workload? Setting up systems and sticking to them allows you to work smarter while you work harder. It also gives the impression that you’re on the top of things when your boss makes an impromptu visit to your office. Who wants to leave her standing there while you shuffle through mounds of paperwork to find the one file folder she needs? Here are the five tips to get you started.

One of the biggest office offenders is piles of paper – on your desk, on your shelves, and eventually on your floor. It’s easy to get busy and start stacking papers to file for later, but before you know it, you have a task that’s too big to tackle. The key is to process papers as you go. Set up system of trays or file folders that are clearly labeled and make it a habit to use them. The same goes for your computer desktop.

Hey you, with the food spattered monitor and keyboard full of crumbs. We know that you eat at your desk so you can work through lunch. And it certainly impresses your boss, but your co-worker are probably snickering about the week old coffee stains. Fortunately, it’s a simple fix. Head to your local office supply store, pick up some wipes that are specifically made for electronics, make it a point to wipe down your keyboard and monitor daily. Not only it keep dust and debris from gumming up your computer, but it also helps keep germs at bay.

If you’re like many people, your desk probably acts as a kitchen table for your office. It’s a place where everything get dropped, and pretty soon you have to dig to get to your computer. A clean desk will guarantee more productivity, but you’re already so busy trying to be productive, who has time to stop and clean? The key is to schedule it daily, and treat it like it’s a meeting you can’t miss. It helps if you minimize the picture frame and only keep work essentials on, in and around your desk.

The key to make cleaning your office easy is to put everything in its rightful place. So, this means that, you need to assign a place for everything and label it clearly so you can find it in a pinch. Once you get in a habit of putting things away, decluttering becomes a quick task that’s second nature. This also means not filling up every single inch of storage. New items will come into play and need a place to live, so keep a few empty shelves or drawers to make room for the new.

The magnet business cards, the colorful array of cheap pens, the coffee cups, the calendars – all freebies that you just couldn’t say no to. Now, they’re strewn all over your desk. It may seem like stuff that’s useful, but really it’s just stuff that clutters up your space and makes you feel guilty for throwing it away. We know it’s hard to resist free item, but learn to say ‘no’.

We hope that these tips give benefit to you. Work harder, work smarter, and note to have a clean work environment and stick to your priority.

With that, thank you for reading this message.

MORAL : Education is a progressive discovery of our own ignorance – Will Durant (quoted in The 8th Habit From Effectiveness to Greatness – Stephen R. Covey)

—

Siri Mesej Integriti kali ini ingin memberi penerangan berkenaan tadbir urus terbaik. Secara khususnya, takbir urus didefinisikan sebagai satu sistem dimana organisasi diarah dan dikawal (The Cadbury Report – 1992). Manakala KSN dalam surat arahan terhadap usaha bagi mempertingkat Tadbir Urus di Sektor Awam bertarikh 9 Mac 2007 memberikan definisi tadbir urus seperti berikut:

“Tadbir urus merangkumi aspek – aspek seperti tatacara Ketua Eksekutif/Ketua Jabatan dan para pegawai di semua peringkat pengurusan melaksanakan tanggungjawab secara telus dan berhemah dari segi pengambilan dan penyampaian hasil, struktur termasuk budaya kerja, dasar, strategi serta tatacara mereka berurusan dengan pelbagai pihak yang berkepentingan (stakeholders) dan proses di mana agensi awam diurus/diarah, dikawal dan dipertanggungjawabkan untuk melaksanakan objektif yang telah dipersetujui”(Tan Sri Mohd. Sidek Hassan, 2007).

Manakala tadbir urus terbaik (good governance) didefinisikan sebagai “konsep normatif nilai – nilai ke arah merealisasikan perlakuan tadbir urus dan kaedah yang digunakan oleh sekumpulan aktor sosial yang berinteraksi mengikut konteks sosial tertentu”. Oleh itu, tadbir urus terbaik perlu memberikan penekanan terhadap dua aspek utama iaitu:

1. PRESTASI – Pengurusan penyampaian adalah amat penting dalam penyampaian perkhidmatan yang efektif dan efisien, seperti yang diharapkan oleh pihak – pihak berkepentingan (stakeholders) di samping mempastikan perkhidmatan tersebut “value for money” serta pengurangan terhadap pembaziran sumber dan dana.

2. PEMATUHAN – Pematuhan terhadap undang – undang iaitu setiap organisasi/agensi perlu mematuhi segala peraturan, undang – undang, piawaian (standard) yang digunapakai dan harapan masyarakat terhadap amalan kejujuran, akauntabiliti, dan integriti serta ketelusan dalam perkongsian maklumat.

Tadbir urus terbaik berteraskan beberapa prinsip utama tersebut seperti :

1. Fokus kepada pelanggan – Tadbir urus yang sentiasa memberi keutamaan menyeluruh kepada pelanggan. Prinsip ‘customer is always right’ diberi penekanan dan usaha ke arah meningkatkan kepuasan hati pelanggan sentiasa dilaksanakan secara berterusan. Dalam ertikata lain, agensi/jabatan yang melaksanakan tadbir urus terbaik akan sentiasa memastikan operasi perkhidmatan berfungsi untuk kepuasan pelanggan yang maksima dalam pelbagai dimensi.

2. Beretika – Prinsip ini merupakan tunjang bagi tadbir urus terbaik. Penekanan terhadap nilai – nilai positif dalam perlaksanaan dan penyampaian perkhidmatan adalah amat kritikal bagi menghasilkan output terbaikyang diharapkan oleh masyarakat dan pihak berkepentingan sama ada secara langsung mahupun tidak langsung. Pengurusan perlu sentiasa mempastikan ahli – ahli dalam agensi mempunyai etika yang tinggi serta mengamalkan nilai – nilai murni melalui aktiviti dan program kualiti menyeluruh.

3. Ketelusan – Ketelusan dalam perkongsian maklumat kepada pihak yang berkepentingan juga amat dititikberatkan dalam tadbir urus terbaik. Ketelusan amat penting dalam segala segi. Ianya boleh dilihat melalui proses kerja yang jelas dan mudah difahami, penyampaian maklumat kepada dan pengaksesan maklumat oleh pihak berkaitan.

4. Akauntabiliti & Integriti – Akauntabiliti adalah kewajipan untuk memerikan penjelasan terhadap apa jua tindakan dalam perlaksanaan tugasan kepada sesiapa yang berhak untuk mendapatkan penjelasan tersebut. Akauntabiliti dan integriti adalah elemen terpenting dalam tadbir urus terbaik. Setiap pegawai dalam agensi perlu melaksanakan tugas dengan penuh integriti serta menjawab terhadap segala tindakan yang diambil.

Pegawai sektor awam perlu sentiasa memastikan penyampaian perkhidmatan dilaksanakan secara efektif (cekap) dan efisien (berkesan). Kecekapan dan keberkesanan pegawai merupakan tonggak kepada tadbir urus terbaik dalam sesebuah organisasi. Seseorang pegawai perlu memastikan organisasinya mempunyai sistem yang dinamik, cepat dan tepat, melalui sumber yang minimal (efisien) dengan penghasilan kerja (Output) yang maksimum (efektif).

Tadbir urus yang cekap dan berkesan (terbaik) adalah sebagaimana pengurusan mengurus dan menangani perubahan (change management). Organisasi yang dinamik akan sentiasa bersedia menerima perubahan dengan membuat penyesuaian mengikut perubahan dan kehendak semasa. Dalam hal ini, persediaan dan komitmen menyeluruh dari pihak pengurusan adalah amat kritikal. Perubahan dalam sesebuah organisasi amat perlu agar organisasi lebih dinamik dan berdaya saing.

Kesimpulannya, tadbir urus terbaik akan membawa setiap pegawai universiti ke arah penyampaian perkhidmatan yang lebih efektif dan berkesan demi kemaslahatan bersama.

Bersempena Bengkel Semakan Strategik Sasaran UTM 2017 yang bakal berlangsung mulai 12 Oktober 2016 ini, sama – sama kita doakan semoga pihak pengurusan tertinggi UTM dapat mencambah fikiran dan mengerah minda ke arah mencapai keputusan terbaik demi masa depan dan hala tuju UTM.

Sekian, semoga bermanfaat.

Siri Mesej Integriti pada kali ini ingin berkongsikan berkenaan dengan pakaian yang sesuai ke pejabat. Nampak seperti perkara remeh, tetapi kadang – kala masih wujud golongan yang tersasar dalam memilih pakaian YANG BETUL untuk ke pejabat, yang membuatkan orang lain berasa sakit mata memandang.

Setiap hari kita akan berpakaian dengan gaya tersendiri ke pejabat. Tiada sesiapa dapat menafikan bahawa gaya pemakaian seseorang individu memainkan peranan yang amat besar di tempat kerja. Cara berpakaian atau penampilan seseorang pekerja biasanya menarik perhatian majikan mereka dan ada juga ada masanya dimana ia menjadi faktor penghalangseseorang itu tidak boleh pergi jauh dalam bidang kerjaya mereka.

Oleh itu, untuk membantu anda tampil sempurna dengan gaya yang sesuai ke pejabat, berikut merupakan 11 tips pemakaian yang boleh anda jadikan sebagai panduan:

Melihat situasi kerja di UTM, tidak semua pegawai perlu memakai pakaian formal ketika bekerja, namun majoriti perlu begitu. Hal ini mengambil kira bidang kerja yang dijalani adalah berbeza – beza. Misalnya pemandu dengan kemeja biru, dan Pengawal Keselamatan dengan pelbagai uniformnya yang tersendiri.  Namun begitu, asas di UTM, kita dipandukan olehPeraturan 5, Bahagian II, Peraturan – Peraturan Tatatertib Badan – Badan Berkanun, Akta Badan – Badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000, dalam mematuhi etika berpakaian. Misalnya, pada hari Ahad kita ditetapkan untuk memakai baju batik, maka diperlukan untuk kita berbatik.Kita juga dipandukan dengan Pekeliling Perkhidmatan Bil.2 Tahun 1985 dan Pekeliling Pentadbiran UTM Bil. 5 Tahun 2006.   

Penting untuk anda memakai pakaian dengan saiz yang betul. Jangan pakai pakaian yang terlalu ketat atau terlalu longgar kerana keduanya mencacatkan penampilan anda.

Elakkan daripada tidak menyikat rambut sebelum ke pejabat dan pastikan juga rambut anda kering,kemas dan rapi.Untuk lelaki, jangan memakai gel rambut terlalu banyak.

Perkara ini sering dianggap remeh oleh ramai orang. Tetapi sebenarnya pemilihan beg ke tempat kerja juga amat memainkan peranan yang penting. Oleh itu, pastikan beg tangan anda sentiasa kemas dan bersih.

Sama seperti beg, soal pemilihan kasut juga amat penting dan oleh itu anda harus memakai koleksi kasut yang sesuai dipadankan dengan koleksi pakaian pejabat anda. Contohnya, jangan memakai sneakers bersama padanan seluar slack dan kemeja pejabat. Buat wanita, jangan memakai heels terlalu tinggi sehingga menyebabkan anda sukar untuk berjalan.Kasut terbaik adalah jenis kulit bertutup, selain melindungi kaki, anda akan kelihatan sentiasa kemas.

Memang tidak dapat dinafikan, bau yang wangi boleh meningkatkan daya keyakinan seseorang individu. Namun perlu diingatkan bahawa bau yang terlalu wangi boleh menyebabkan orang disekeliling anda berasa kurang selesa.

Tampil ringkas dengan pemilihan aksesori yang bersesuaian dan aksesori yang paling ideal untuk dipakai oleh semua orang adalah jam tangan!

Lupakan warna yang terlalu terang seperti neon, oren, kuning dan seumpamanya ketika anda ingin melakukan urusan rasmi di pejabat, terutama apabila dijemput menghadiri mesyuarat dan persidangan. Warna – warna seperti itu boleh anda gayakan semasa bersantai bersama keluarga kelak.

Penting untuk anda membezakan koleksi pakaian yang seksi dan koleksi pakaian yang elegan. Bergaya terlalu seksi di pejabat boleh memberikan tanggapan bahawa anda kurang professional dan menyebabkan gangguan – gangguan lain yang tidak diingini.Buat wanita misalnya, baju paling ‘selamat’ adalah baju kurung. Namun tidak salah untuk kadang – kala menggayakan blouse dan skirt/seluar slack dengan corak yang sesuai.

Pastikan pakaian anda tidak kelihatan seperti ingin pergi ke pasar atau ke pusat membeli-belah. Sebaik-baiknya,pilih koleksi pakaian dengan rekaan dan corak yang minimal, namun masih tetap ‘smart’.Gayakan seadanya, anda akan tampak elegan dan berasa yakin.

Tips terakhir ini khas dikongsikan buat semua wanita yang berhijab di UTM, kerana majoriti warga UTM adalah wanita dan berhijab. Pilih hijab dengan warna yang padan dengan busana anda. Labuhkan ia seadanya menurut panduan menutup aurat yang sebenar (menutup belahan leher dan bahagian dada dengan sempurna,dilabuhkan dan tidak jarang). Gayakan hijab seadanya, selagi profesionalisme anda tidak dipersoalkan. In shaa Allah.

Sama – sama kita ambil yang positif berkenaan tips ini untuk kesejahteraan semua.

Sekian, yang baik itu dari Allah SWT, yang kurang baik daripada kelemahan kami sendiri. Terima kasih kerana meminjamkan masa anda.

Siri Mesej Integriti pada kali ini, ingin berkongsi dan mengimbas semula ingatan semua berkenaan Prinsip Etika Kerja warga UTM.

Sebagaimana yang semua maklum, di UTM, kita disediakan dengan Kod Etika Profesional dan Akademik Universiti Teknologi Malaysia sebagai salah satu rujukan utama, dalam menjelaskan etika yang perlu dipatuhi oleh setiap warganya.

Justeru, bagi mengingati semula berkenaan prinsip etika ini, mari kita sama – sama ruangkan sedikit masa, dan meneliti semula Prinsip yang dijelaskan dalam perkara 3.0 Kod Etikaini. 

Kod Etika UTM adalah berasaskan kepada prinsip – prinsip berikut :

Semua staf menjalankan tugas mengikut prinsip – prinsip kebenaran.

Contoh : Kita perlu menjalankan tugas dengan jelas dan mengikut prosedur yang sebenar, supaya kerja yang dihasilkan adalah sebagaimana yang diharapkan.

Warga Universiti mengamalkan budaya integriti terbaik/tertinggi dalam menjalankan tugas setiap hari.

Contoh : Setiap warga UTM tidak seharusnya bertolak ansur dalam melakukan sesuatu perkara yang jelas dilarang semasa sedang bertugas, seperti mengamalkan rasuah atau mengular.

Memberi penekanan kepada penghayatan amalan terbaik (best practices) dalam semua aspek kerja.

Contoh : Sebagaimana yang selalu dilaksanakan, warga UTM dilihat mengambil benchmarking untuk sentiasa terkehadapan dalam menjalankan fungsi dan tugasnya, seperti membuat lawatan kerja,  sesi perkongsian ilmu dan program – program usahasama.

Wujud keseimbangan di antara kehendak perundangan dan pertimbangan kemanusiaan dengan mengambil kira keperluan dan kepentingan semua pihak.

Contoh : Kadang – kala, semasa kita ditugaskan untuk membuat keputusan bagi sesuatu perkara, jangan kita terlalu rigid sehingga menyebabkan, pertimbangan akal sedar tidak diambil kira, perlu wujud garis sempadan antara praktis dan prosedur.

Semua keputusan dibuat berdasarkan peraturan undang – undang dengan berani tanpa pilih kasih atau dipengaruhi oleh mana – mana pihak.

Contoh : Apabila wujud pegawai yang tidak mematuhi peraturan sedia ada di kalangan kita, tindakan yang sewajarnya perlu dikenakan sebagai memberi pengajaran kepada beliau.

Perlu jelas difahami oleh semua bahawa dinyatakan di bawah perkara 11 Kod Etika, perlanggaran kepada Kod Etika ini tidak menghalang Universiti untuk mengambil tindakan tatatertib terhadap pegawai di bawah Akta Badan – Badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000.

Semoga ingatan semula kod etika ini berguna untuk semua.

Sekian, terima kasih kerana meluangkan masa anda membaca mesej ini.

—

For today’s integrity message, we would like to share a story. Kindly read further.

MORAL :  NEVER JUDGE ANYONE BECAUSE YOU NEVER KNOW HOW THEIR LIFE IS, AND WHAT THEY’RE GOING THROUGH.  RESPECT AND BE KIND. 

Thank you for your time, and till we meet again.

Berikut adalah 10 tips berfikiran positif yang boleh memberikan anda nafas baru untuk anda meneruskan urusan dalam hidup.