PERUNTUKAN PEMBAYARAN GAJI & ELAUN

Untuk Makluman Pembaca peruntukan pembayaran gaji dan elaun adalah bergantung kepada jenis pelantikan sama ada pelantikan jawatan tetap/kontrak universiti/ kontrak tabung/ sambilan dan sebagainya

Peruntukan bagi bayaran gaji dan elaun adalah seperti berikut :

Lantikan Tetap Universiti  = Peruntukan Mengurus (U)

Lantikan Kontrak Universiti = Peruntukan Mengurus (U)

Lantikan Kontrak Tabung/ sambilan  =Peruntukan Tabung

(Q) – Tabung Research

(R) – Tabung Research

(A) – Tabung amanah

(D) – Tabung Pembangunan

Untuk menyediakan Penyata Perubahan Pendapatan (Kew8 – ROC Online) sub modul pelantikan, pembaca perlu memahami jenis lantikan dan peruntukan yang digunakan bagi pembayaran gaji dan elaun dan pusat Tanggungjawab staf berkhidmat. Sebagai

Lantikan Tetap Universiti Bagi Peruntukan Mengurus (U)  

– Menggunakan peruntukan sedia ada umum dan SODO B11101

U. J03000.0100.000 B11101

U                   – peruntukan mengurus

J03000        – Pusat tanggungjawab/ Pusat Kos

0100.0000  – peruntukan sedia ada umum

B11101         – Sodo

 Lantikan Kontrak Universiti Peruntukan Mengurus (U) 

– Menggunakan peruntukan one off dan Sodo B29000

U.J02000.0300.B29000

U                             – Peruntukan Mengurus

J020000               – Pusat Tanggungjawab / Pusat Kos

0300.0000         – Peruntukan One Off

B29000                – Sodo

 Lantikan Tabung Peruntukan Tabung (Q) , (A), (R), (D)

Menggunakan peruntukan projek yang ditetapkan dan Sodo B11101

Q.J130000.21A2.00000

Q                                   – Peruntukan Tabung Research

J1300000                   – Pusat Tanggungjawab

21A2.000000             -Peruntukan projek

B11001                         – Sodo

KESILAPAN DALAM PELANTIKAN STAF KONTRAK TABUNG

Dalam Penyediaan penyata perubahan pendapatan, KEW 8 ( ROC online) bagi kes pelantikan mungkin akan terjadi kesilapan dalam pemilihan peruntukan  yang digunakan dalam pembayaran gaji ( charge line).

Kesilapan ini mungkin berlaku atas sebab tertentu samaada kurang pengetahuan dalam penyedian roc pelantikan, kurang pengetahuan dalam peruntukan atau kesilapan manusia sendiri sama ada disengajakan atau tidak disengajakan. kesilapan ini kelihatan tiada isu yang besar dalam pelantikan dan maklumat peribadi, namun dari segi kewangan dan peruntukan ianya memberikan impak yang besar.

Untuk makluman pembaca, kesilapan ini akan mengakibatkan staf dibayar menggunakan peruntukan yang salah dan tabung yang digunakan unutk pembayaran gaji tersebut  akan berlaku kekurangan duit ( perbelanjaan negatif) bagi melaksanakan research atau sebagainya. Ini mengakibatkan  Universiti menanggung kerugian atas tindakan yang telah dibuat. 

BAGAIMANA MENYELESAIKAN MASALAH INI?

Untuk menyelesaikan masalah ini tidaklah semudah ABC, namun ianya perlu dibetulkan bagi mengelakan peruntukan negatif atau staf tidak dibayar gaji disebabkan tiada peruntukan.

PENYELESAIAN BAGI PEMBAYARAN GAJI & ELAUN SEMASA / PEMBAYARAN BULAN SEBELUM 

1. Memohon untuk Pejabat Bendahari melaraskan pembayaran yang telah dibuat dari peruntukan yang salah kepada peruntukan yang betul dengan menyatakan 

a-  senarai staf yang terlibat ( No pekerja & Nama)

b- Jumlah gaji dan elaun

c- Peruntukan yang salah ( chargeline)

d-Peruntukan yang sebenar( chargeline)

e- Tempoh kesilapan bayaran

( Pejabat Bendahari akan menyemak semula pembayaran gaji dan elaun staf yang terlibat bagi tempoh yang dinyatakan dan mengambil kira semua perbelanjaan termasuk caruman majikan KWSP & SOCSO  untuk dijurnalkan semula )

2. PSM PTJ dikehendaki mendapatkan salinan jurnal berkenaan dan dimasukan ke dalam file peribadi staf yang terlibat bagi memaklumkan pelarasan bayaran terdahulu yang silap peruntukan (chargeline) telah dibetulkan dan dikemaskini

3. PSM PTJ dikehendaki menamatkan staf tersebut atas kesilapn menggunakan peruntukan (chargeline) dan melantik semula menggunakan chargeline yang sebenar dan menyatakan perkara berkenaan dalam ayat BKRP

”  Ditamatkan kontrak menggunakan chargeline XXXXXXXXXXX atas kesilapan pelantikan dan akan dilantik menggunakan chargeline YYYYYYYYY dan tempoh perkhidmatan tidak berubah. ”

4. Selepas pelantikan semula dibuat staf yang terlibat akan dibayar gaji dan elaun menggunakan peruntukan yang betul

Pendahuluan Gaji yang dimohon melalui Pengurusan Sumber Manusia kepada Pejabat Bendahari UTM perlu diselaraskan semula bagi melaraskan pinjaman duit Universiti yang didahulukan bagi membayar pendahuluan gaji staf yang terlibat.

Pelarasan perlu dibuat melalui penyata perubahan pendapatan ( ROC Online) menunjukan bukti bayaran gaji dibayar bagi bayaran gaji yang didahulukan dengan pendahuluan gaji dan diselaraskan semula bulan berikutnya.

Pelarasan Pendahuluan Gaji diselaraskan seperti berikut :

Maklumat Pendahuluan Gaji
Pendahuluan Gaji Dimohon : Bulan Mac 2015

Details:
Gaji Pokok                                                        RM 3,116.64
Elaun Khidmat Awam                                     RM   300.00
Elaun Bantuan Sara Hidup (COLA)              RM    250.00
Elaun Imbuhan Tetap Perumahan               RM    300.00
Jumlah                                                              RM  3,966.64

Pendahuluan  dibayar oleh Pejabat Bendahari  RM 3,416.64

Pelarasan dibuat pada bayaran gaji April 2015 (PSM PTJ – Melalui ROC) 
Tunggakan Gaji                                                          RM 3,116.64
Tunggakan Elaun Khidmat Awam                           RM   300.00
Tunggakan Bantuan Sara Hidup (COLA)               RM    250.00
Tunggakan Imbuhan Tetap Perumahan                RM    300.00
Gaji Pokok                                                                   RM 3,116.64
Elaun Khidmat Awam                                                RM    300.00
Elaun Bantuan Sara Hidup (COLA)                          RM    250.00
Elaun Imbuhan Tetap Perumahan                            RM    300.00

Pelarasan dibuat pada bayaran gaji April 2015 ( Pejabat Bendahari) 

Potongan Pendahuluan Gaji                                        RM 3,416.64

Mengapa Pejabat Bendahari membayar RM 3,416.64 bukan bayaran RM 3,966.64. Ini kerana bayaran Tunggakan KWSP dan Tunggakan SOCSO perlu dicarum pada bulan april

Situasi 1

En Ahmad tidak menerima gaji dan elaun pada bulan Mac 2015 disebabkan kesilapan dalam penyediaan Penyata perubahan pendapatan oleh PSM PTJ. PSM PTJ telah memohon pendahuluan gaji bagi bulan Mac 2015 seperti berikut :

Gaji Pokok                                                       RM 3,654.41
Elaun Khidmat Awam                                 RM    300.00
Elaun Bantuan Sara Hidup Cola             RM    250.00
Elaun Imbuhan Tetap Perumahan        RM    250.00

Pejabat Bendahari membayar  RM 4,454.41 iaitu jumlah penuh berikutan En Ahmad telah menerima status taraf berpencen.

Pelarasan Pendahuluan Gaji & Elaun ( PSM PTJ – Melalui ROC ) 
Tunggakan Gaji Pokok                                                            RM 3,654.41
Tunggakan Elaun Khidmat Awam                                      RM   300.00
Tunggakan Bantuan Sara Hidup Cola                               RM    250.00
Tunggakan Elaun Imbuhan Tetap Perumahan             RM    250.00
Gaji Pokok                                                                                     RM 3,654.41
Elaun Khidmat Awam                                                               RM    300.00
Elaun Bantuan Saara Hidup Cola                                         RM    250.00
Elaun Imbuhan Tetap Perumahan                                      RM    250.00

Pelarasan dibuat pada bayaran gaji April 2015 ( Pejabat Bendahari) 
Potongan Pendahuluan Gaji                                        RM 4,454.41

Situasi 2

En Abu  tidak menerima gaji dan elaun pada bulan Mac 2015 disebabkan kesilapan dalam penyediaan Penyata perubahan pendapatan oleh PSM PTJ. PSM PTJ telah memohon pendahuluan gaji bagi bulan Mac 2015 seperti berikut :

Gaji Pokok                                                       RM 1,816.32
Elaun Khidmat Awam                                 RM    115.00
Elaun Bantuan Sara Hidup Cola             RM    250.00
Elaun Imbuhan Tetap Perumahan        RM    180.00

Pejabat Bendahari membayar  RM 2441.32 pendahuluan jumlah penuh berikutan En Abu telah menerima status taraf berpencen.

Ketika Pejabat Bendahari ingin membuat pelarasan PSM PTJ tidak  berjaya  menyediakan penyata perubahan pendapatan pada bulan April untuk pelarasan, Maka staf tiada gaji dan pelarasan tidak boleh dibuat oleh Pejabat bendahari . PSM PTJ memohon rayuan pendauluan gaji April 2015.

Pejabat Bendahari membayar RM 2,441.32 pendahuluan penuh bagi bulan April 2015

Pelarasan Pendahuluan Gaji & Elaun ( PSM PTJ – Melalui ROC ) 
Tunggakan Gaji Pokok                                                             RM 3,632.64
Tunggakan Elaun Khidmat Awam                                       RM    230.00
Tunggakan Bantuan Sara Hidup Cola                                RM    500.00
Tunggakan Elaun Imbuhan Tetap Perumahan             RM    360.00
Gaji Pokok                                                                                     RM 1,816.32
Elaun Khidmat Awam                                                               RM    115.00
Elaun Bantuan Saara Hidup Cola                                         RM    250.00
Elaun Imbuhan Tetap Perumahan                                      RM    180.00

Pelarasan dibuat pada bayaran gaji April 2015 ( Pejabat Bendahari) 
Potongan Pendahuluan Gaji                                        RM 5,602.64

Situasi 3

En Ramli tidak menerima gaji bulan April 2015 disebabkan data gaji hilang secara tiba-tiba akibat daripada masalah teknikal. PSM PTJ telah memohon pendahuluan gaji bagi bulan April  2015 seperti berikut :

Gaji Pokok                                                     RM 1,715.55
Elaun Khidmat Awam                                 RM    115.00
Elaun Bantuan Sara Hidup Cola                 RM    250.00
Elaun Imbuhan Tetap Perumahan            RM    180.00

Pejabat Bendahari membayar RM 2,215.55  pendahuluan jumlah penuh berikutan En Ramli telah menerima status taraf berpencen.

Ketika Pejabat Bendahari ingin membuat pelarasan PSM PTJ hanya membuat ROC gaji dan elaun bulan semasa sahaja ( Mei 2015)  tanpa ada tunggakan seperti berikut :

Gaji Pokok                                                       RM 1,715.55
Elaun Khidmat Awam                                 RM    115.00
Elaun Bantuan Sara Hidup Cola             RM    250.00
Elaun Imbuhan Tetap Perumahan        RM    180.00

Pejabat Bendahari akan melaraskan pendahuluan gaji berikutan duit universiti perlu dipulangkan segera. Potongan pendahuluan yang dibuat berjumlah RM 2,215.55 dan staf tidak menerima gaji dan elaun. PSM PTJ membuat rayuan pendahuluan gaji bagi bulan Mei 2015. seperti berikut

Gaji Pokok                                                       RM 1,715.55
Elaun Khidmat Awam                                 RM    115.00
Elaun Bantuan Sara Hidup Cola             RM    250.00
Elaun Imbuhan Tetap Perumahan        RM    180.00

Pelarasan Pendahuluan Gaji & Elaun ( PSM PTJ – Melalui ROC ) 
Tunggakan Gaji Pokok                                                            RM 1,715.55
Tunggakan Elaun Khidmat Awam                                      RM    115.00
Tunggakan Bantuan Sara Hidup Cola                               RM    250.00
Tunggakan Elaun Imbuhan Tetap Perumahan             RM    180.00
Gaji Pokok                                                                                     RM 1,715.55
Elaun Khidmat Awam                                                               RM    115.00
Elaun Bantuan Saara Hidup Cola                                         RM    250.00
Elaun Imbuhan Tetap Perumahan                                       RM    180.00

Pelarasan dibuat pada bayaran gaji April 2015 ( Pejabat Bendahari) 
Potongan Pendahuluan Gaji                                        RM 2,215.55